Anwenderbericht Heidelberg Materials

Ausgangslage

Nachdem es zunächst ein einfaches System zur Erfassung von Gesellschaftsbasisdaten gab, ist bei Heidelberg Materials seit 2007 eine Beteiligungsdatenbank im Einsatz. In diesem Jahr kam es zu einer deutlichen Zunahme der Unternehmensbeteiligungen durch die Übernahme des britischen Baustoffkonzerns Hanson, die unter anderem eine komplexe internationale Anteilseignerstruktur zur Folge hatte. Knapp zehn Jahre später wuchs das Beteiligungsportfolio durch den Kauf des italienischen Baumittelherstellers Italcementi S.p.A. weiter auf (seinerzeit) rund 1.400 Gesellschaften. Das Beteiligungsmanagement von Heidelberg Materials war aber nicht nur durch die gestiegene Anzahl von Portfoliounternehmen gefordert, sondern auch durch wachsende inhaltliche Anforderungen, vor allem an das Reporting im Steuerbereich. Namentlich geht es hier in erster Linie um das seit 2016 erforderliche Country-by-Country-Reporting.

• 138a Abgabenordnung (AO) verlangt einen länderbezogenen Bericht multinationaler Unternehmensgruppen. Das Country-by-Country-Reporting enthält (a) eine nach Steuerhoheitsgebieten gegliederte Übersicht, wie sich die Geschäftstätigkeit des Konzerns auf die Steuerhoheitsgebiete verteilt, in denen der Konzern durch Unternehmen oder Betriebsstätten tätig ist und (b) eine nach Steuerhoheitsgebieten gegliederte Auflistung aller Unternehmen und Betriebsstätten, zu denen Angaben in der genannten Übersicht erfasst sind. Das Country-by-Country-Reporting ist keine leichte Aufgabe, da komplexe Daten zu übermitteln sind (Stammdaten, Kennzahlen, Additionen), länderspezifische Besonderheiten berücksichtigt und OECD-Vorgaben eingehalten werden müssen.

Die von Heidelberg Materials verwendete Softwarelösung war hierfür nur eingeschränkt nutzbar, da sie zu stark auf die angelsächsische Welt (USA, UK, Australien) ausgerichtet war, europäisches und deutsches Steuerrecht dagegen zu wenig berücksichtigte. Darüber hinaus fehlten der Lösung zuverlässige Zeitstempel, so dass eine durchgängige Zeitabhängigkeit nicht dargestellt werden konnte. „Für das Steuer-Reporting, für das Daten rückwirkend gezogen werden, mussten wir daher händisch mit Plausibilitäten und Vergleichen, Reports und Gegenprüfungen herausfinden, welche Angaben zu welchem Zeitpunkt gültig waren – und das bei 1.400 Gesellschaften”, berichtet Regina Blunda, Global Entity Management Expert bei Heidelberg Materials.

Für ein zuverlässiges und schnelles Reporting ist hohe Datenqualität die entscheidende Voraussetzung. Für Heidelberg Materials stehen hier drei Aspekte im Vordergrund, die jedoch mit der verwendeten Softwarelösung nicht in gewünschtem Maße in die Tat umgesetzt werden konnten:

• Beteiligungsdatenbank als „Single Point of Truth“ für alle Gesellschaftsstammdaten: Die alte Datenbanklösung hat keinen verlässlichen Single Point of Truth zur Verfügung gestellt. Wegen der fehlenden Zeitabhängigkeit bestanden stets Zweifel, was jeweils der letzte Stand der Daten war.
• Vier-Augen-Prinzip mit Prüfung und Freigabe für wichtige Gesellschaftsdatenänderungen: „Nach dem Vier-Augen-Prinzip bzw. dem Prüfungs- und Freigabeprozess wird nicht zuletzt seitens der Wirtschaftsprüfer vermehrt gefragt, die wissen wollen, wer gibt ein, wer prüft, wer gibt frei. Es geht also darum, zu belegen, wie Datenqualität sichergestellt wird”, erläutert Blunda. Ein Vier-Augen-Prinzip fehlte jedoch, zudem waren User-Berechtigungen nur eingeschränkt steuerbar. Daher konnte kein passender Workflow für Dateneingabe, -prüfung und -freigabe installiert werden.
• Zugriff auf die Beteiligungsdatenbank für möglichst viele Mitarbeiter: In der Vergangenheit war der Zugriff auf die Datenbank nur für einen eingeschränkten Personenkreis möglich. Sie war einerseits kompliziert und schwer zu verstehen, andererseits musste wegen der fehlenden Zeitabhängigkeit der Daten stets geprüft werden, ob ein Report vollständig und fehlerfrei ist.

Anforderungen an neue Datenbank

Vor diesem Hintergrund hat Heidelberg Materials 2017/2018 einen Auswahlprozess für eine neue Softwarelösung für das Beteiligungsmanagement initiiert. Diese Lösung sollte folgende Anforderungen erfüllen (s. Abbildung)

Erzielte Verbesserungen

Mit Einführung der neuen Softwarelösung zetVisions CIM im Jahr 2018 konnte Heidelberg Materials die Datenqualität nachhaltig verbessern. Maßgeblich dafür waren neue Standards auf drei Gebieten.

Neue Standards in der Validierung

Zu den neuen Standards in der Validierung gehört u.a., dass

• alle Dateneingaben mit einem „Gültig ab“-Datum beginnen;
• kein Mandat vor der Firmengründung beginnen darf;
• ein Gremium nicht mehrere Vorsitzende zur gleichen Zeit haben darf;
• die Reports immer zeitabhängig sind.

Die alte Datenbank hat solche Regeln bei der Datenspeicherung nicht vorgesehen. „Das nachträgliche Einführen von Validierungsregeln wäre gar nicht möglich gewesen”, beschreibt Blunda das Problem. „Der alten Datenbank fehlten sinnhafte Eingabevalidierungen. Sie hat sehr viel zugelassen – entsprechend hatten wir einige Widersprüche im System. Beispielsweise war jemand schon zu einem Zeitpunkt Mandatsträger, zu dem die Firma noch gar nicht gegründet worden war.”

Um die Zeitabhängigkeit zuverlässig zu gewährleisten, fragt die Software bei der Ersteingabe oder der Änderung von Stammdaten – etwa bei der Änderung eines Firmennamens – ab, wann diese gültig sein soll. Ohne diese Angabe lässt sich eine Eingabe/Änderung nicht speichern; sie ist also zwingend erforderlich. Im alten System ließ sich der Firmenname einfach überschreiben; ein dazugehöriges Datum konnte zwar eingeben werden, zwingend erforderlich war das aber nicht.

Neue Standards in der Datenpflege

Zu den neuen Standards in der Datenpflege gehören

• das Vier-Augen-Prinzip für wichtige Änderungen;
• zentrale Adressen und Personen.

Bei letzterem handelt es sich um ein Register für alle Adressen, die Heidelberg Materials weltweit im Einsatz hatte oder hat (mind. 3.000), und für alle Personen, die weltweit in den Konzerngesellschaften eine Rolle spielen. Dieses Register wird nur von Power Usern, also einem kleinen Kreis, gepflegt. So wird verhindert, dass Adressen oder Personen doppelt angelegt werden. „In der alten Software hatten wir nicht selten die gleiche Adresse mehrfach mit nur kleinen Abweichungen in der Schreibweise”, so Blunda.

Neue Standards in der Datenverfügbarkeit

Zu den neuen Standards in der Datenverfügbarkeit gehören mit Blick auf

• den IT-Support: ständiger Support und Customizing durch mehrere interne IT-Mitarbeiter, da CIM auf SAP basiert ist;
• die Optimierung der legalen Struktur: Reduzierung der legalen Einheiten mit Hilfe von CIM (effiziente Planung, Dokumentation und tagaktuelles Reporting des Prozessfortschritts);
• die Berechtigungen: Publisher im Intranet erlaubt Zugriff auf alle Gesellschaftsprofile für alle Mitarbeiter.

Fazit

„Die neue Softwarelösung hat für Heidelberg Materials erhebliche Vorteile beim Steuer-Reporting bewirkt. Durch die bessere, zuverlässige Datenqualität können viel mehr Kollegen das System nutzen und auch selbst bedienen”, so das Fazit von Blunda. Zwar habe das neue System im engeren Sinne keine Einsparungen gebracht, aber weitere Kosten verhindert, die durch die gewachsenen Anforderungen an die steuerliche Berichterstattung eingetreten wären.

Unternehmen, die sich mit dem Gedanken der Einführung einer Softwarelösung für Beteiligungsmanagement tragen, rät Blunda, sich die Frage zu stellen, wie gut die vorhandenen Daten und deren Qualität den Anforderungen der neuen Softwarelösung entsprechen. Dabei sei es ein Unterschied, ob man bereits über eine zeitabhängige Datenbank verfüge oder nicht, ob man Widersprüche in den Mandaten und Adressen habe oder nicht. Nicht zuletzt müsse geklärt werden, ob nur die aktuellen oder auch die historischen Daten aufbereitet und migriert werden sollen. Möchte man auch die historischen Daten migrieren, könne der zeitliche Aufwand schnell ansteigen; so habe Heidelberg Materials 60 Prozent der Migrationszeit für historische und 40 Prozent für aktuelle Daten aufgewandt.