Faktoren bei der Anschaffung einer Instandhaltungssoftware

Zunächst einmal sollten Sie sich überlegen, welche Funktionen Ihre Software unbedingt haben muss. Möchten Sie beispielsweise ein Programm mit einem integrierten Kalender oder soll es auch möglich sein, Arbeitsaufträge direkt an Techniker zu senden?

Legen Sie hier klare Prioritäten fest. Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Auswahl einer Instandhaltungssoftware ist die Benutzerfreundlichkeit. Wie intuitiv lässt sich das Programm bedienen? Kann man schnell zwischen verschiedenen Menüpunkten wechseln oder gestaltet sich dies eher umständlich? Auch die Kosten spielen natürlich eine Rolle bei der Entscheidung für eine bestimmte Softwarelösung. Hierbei gilt jedoch: Günstig bedeutet nicht immer gut!

Achten sie darauf, dass alle notwendigen Features enthalten sind und lassen sie sich im Zweifel lieber von Experten beraten.
Neben den genannten Punkten gibt es noch weitere Aspekte wie zum Beispiel Datensicherheit oder Integration in bestehende IT-Systeme zu beachten – je nach individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens. Insgesamt lohnt es also definitiv Zeit und Mühe in einen gründlichen Vergleich verschiedener Instandhaltungssoftwares zu investieren – schließlich kann Ihnen nur so gewährleistet werden, dass Ihr Unternehmen langfristig erfolgreich bleibt!

Folgende Aspekte sollten Anwender bei den verschiedenen Angeboten hinterfragen, um zu einem realistischen Vergleich zu kommen.

Oft ist es die Masse an unterschiedlich aufbereiteten Informationen die das Gefühl aufkommen lässt, dass die Instandhaltungssoftware verschiedener Anbieter das gleiche Leistungsspektrum haben.

Instandhaltungsleiter lassen sich in ihrer Not durch eine gefühlte funktionale Gleichwertigkeit der Instandhaltungssysteme dazu hinreißen, den Preis als maßgeblichen Entscheidungsfaktor zu wählen. Denken Sie beim Vergleich der Instandhaltungssoftware eine Stufe weiter, denn gerade hier sollten Sie sich jedoch nicht vorschnell blenden lassen.

Das sollte eine Instandhaltungssoftware leisten:

Auf diese wichtige Funktionen sollte Sie bei der bei der Anschaffung einer Instandhaltungssoftware achten.

Berücksichtigen sollte man vor der Anschaffung der Instandhaltungssoftware, welche ergänzenden Hilfsmittel in die Arbeit eingebunden werden sollen. Stellen Sie sich auch die Frage, ob Sie Daten aus Ihrer alten Instandhaltungsverwaltung, die vielleicht in Excel-Listen vorliegt in die neue Instandhaltungssoftware einfach und bequem importieren können.

Funktionen die in der Instandhaltungssoftware vorhanden sein sollten:

Eine gute Filterung nach Anlagengruppen, Maschinentypen, Standort, Kostenstelle oder nach Kategorie leistet eine gute Instandhaltungssoftware. Ein Dashboard für anstehende Arbeiten in der Instandhaltung sollte zum Funktionsumfang gehören. Übersichtliche Auswertungen in Form von Listen und Instandhaltungsaufträgen sind zwingend notwendig. Analysen aus der Instandhaltungssoftware sollten über eine Schnittstellen z.B. als Excel-Pivottabelle zur Verfügung gestellt werden.

Die automatische Erinnerung an die Instandhaltungsarbeiten sollte im Vordergrund stehen.
So vergessen Sie keinen Prüf- und Wartungstermin mehr.

Freiheit bietet Ihnen vor allem die Möglichkeit des Imports und Exports aus Excel-Dateien, Datenbanken und gegebenenfalls als standarisierte CSV-Datei. Revisionssicher arbeitet die Instandhaltungsverwaltung, wenn sie unterschiedliche Druckausgaben wie Maschinenlisten und Instandhaltungsarbeiten ermöglicht. Ein integrierter PDF-Export ist dann einfach und bequem per eMail nutzbar. Eine gute und übersichtliche Gliederung sowie eine hervorragende grafische Darstellung darf man von der Instandhaltungssoftware erwarten.

Optimal ist es, wenn alle aufgeführten Maschinen und Anlagen mit Bildern hinterlegt werden und entsprechende Dateien wie Bedienungsanleitung und Handbuch als Anhang verknüpft wird. Das Layout der Auswertungen sollte je nach Bedarf mit einem integriertem Reportgenerator anpassbar sein.

Nutzerfreundlichkeit der Instandhaltungssoftware

Wichtiger Faktor für die Entscheidung für eine Instandhaltungssoftware ist die Frage, ob die Software so einfach zu handhaben ist, dass sie wirklich Zeit und damit Geld bei der Verwaltung der Instandhaltungsarbeiten hilft. Beachten sollte man auch, dass die Darstellung für das Maschine und Anlagen übersichtlich ist. Optimal nutzerfreundlich ist die Software, wenn sie komplett netzwerk- sowie mandantenfähig ist.

So vergleichen Sie die Instandhaltungssoftware

Nutzen Sie die folgenden Aspekte, um einen gezielten Vergleich der Anbieter zur Instandhaltungssoftware zu ermöglichen, damit Sie letztendlich auf Basis einer guten Bewertung eine Entscheidung treffen.

Der Fokus liegt zunächst im Lizenzmodell bei Angeboten zur Instandhaltungssoftware: Was ist enthalten und was nicht?

Es lohnt sich ein genauer Blick auf die verfügbaren Module des Anbieters. Wir sieht die Modulpolitik zu Instandhaltungssoftware aus? Wird eine lange Preisliste zu spezialisierten Modulen angeboten oder erwirbt man eine Standortlizenz mit gesamten Funktionsumfang einer Instandhaltungssoftware?

Die Möglichkeit, die Instandhaltungssoftware beispielsweise mit einem mobilen Barcodescanner zu nutzen oder aber das Smartphone als Barcodeleser in die Erfassung einbinden zu können, sollte schon bei der Anschaffung eine Überlegung sein. Bilder können somit über eine mobile app auf dem Handy die Maschine und Anlage bildlich darstellen. Die Software kann so noch schneller und effizienter genutzt werden. Wichtig zur Kostenersparnis ist zudem, dass zusätzliche Netzwerklizenzen für das Netzwerk im überschaubaren Kostenrahmen verfügbar sind.

Referenzen der Instandhaltungssoftware

Beachten Sie auch die namhaften Referenzen der Firmen, Kommunen, Institutionen, die die Instandhaltungssoftware einsetzen.

Eine Schulung bzw Workshop durch den Anbieter kontrolliert auf jeden Fall die Einführungskosten in Ihrer Instandhaltung. Ein Blick auf die Supportqualität lohnt sich ebenfalls. Gerade mit der Qualität der beratenden Dienstleistung während der Einführung entscheidet sich wie die Software in Ihrem Unternehmen angenommen wird.

Die Zeit und die Ressourcen die Sie selbst in die Instandhaltungssoftware stecken müssen, sollten Sie hierbei nicht außer Acht lassen.

Wartungsgebühren und Updates der Software können böses Erwachen bereiten. Je nach Anbieter unterscheiden sich die Wartungsgebühren mit den inkludierten Leistungen immens.

Arbeiten im Team: Die Software sollte für die Zusammenarbeit im Team ausgelegt sein. In vielen Firmen arbeiten Mitarbeiter aus den Bereichen Instandhaltung, Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit und dem Facility Management in einem lokalen Netzwerk mit der Instandhaltungssoftware. Die erstellten Daten sollten von mehreren Arbeitsplätzen abgerufen werden.

Das ergibt ein Vergleich der Softwareprodukte für die Instandhaltung

Die Softwarelösung Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung erfüllt die genannten Anforderungen.
Der Wartungsplaner hilft Ihnen alle Aufgaben der Instandhaltung zu dokumentieren. Professionelles und schnelles Arbeiten ist mit dem Wartungsplaner als Instandhaltungssoftware kein Problem mehr. Das Programm arbeitet effizient und äußerst zuverlässig Darüber hinaus legt die Software eine übersichtliche Objekttabelle und gut strukturierte Datenbank mit allen Informationen zu den prüfpflichtigen Gegenständen an. Benötigt man bestimmte Daten, sind nur noch wenige Eingaben notwendig, um diese abzurufen.

Die Hoppe Unternehmensberatung stellt Ihnen gerne eine kostenlose Demoversion mit vollem Leistungsumfang zur Verfügung.

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