EDI einfach erklärt – Definition, Vorteile und die wichtigsten Formate

Was ist EDI

EDI steht für Electronic Data Interchange und bezeichnet den elektronischen Datenaustausch. Anstelle von Rechnungen, Lieferscheinen oder Bestellungen per Post oder Fax werden diese als elektronische Dateien verschickt. Dies geschieht in der Regel über APIs, wodurch eine effiziente und schnelle Kommunikation ermöglicht wird. In Verbindung mit ERP-Software ermöglicht EDI eine nahtlose Integration von Daten, indem es manuelle Prozesse durch einen automatisierten Datenaustausch ersetzt. Dabei ist EDI keine spezifische Technologie, sondern bezeichnet das Zusammenwirken verschiedener elektronischer Prozesse, Austauschprotokolle und Dokumentenstandards.

Die Welt des EDI: Fluch und Segen seit 1977

Die Electronic Data Interchange (EDI) existiert seit 1977 und hat sich im Laufe der Jahre zu einem "Standard" für viele Unternehmen entwickelt. Doch was auf den ersten Blick einfach erscheint, entpuppt sich im Detail als etwas komplexer. Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen.

EDI definiert nicht nur das Format der Datei, sondern auch den Übertragungsweg. Mit EDI sprechen Sie die gleiche Sprache wie Ihre Kunden oder Lieferanten. Wenn Sie beispielsweise "Menge 1,5" angeben, versteht Ihr Gegenüber, dass es sich um 1,5 Kilogramm handelt. Im Vergleich dazu erfordert eine API-Integration, dass Sie sich mit jedem Partner auf die Bedeutung der Daten einigen – ein zeitaufwendiger und kostspieliger Prozess.

Obwohl EDI seit 1977 existiert und den Anspruch hat, alle Branchen abzudecken, gibt es unterschiedlichste branchenspezifische EDI-Standards, Verfahren und Kommunikationswege. EDI ist nicht gleich EDI – es ist vergleichbar mit verschiedenen Dialekten. Jeder spricht Deutsch, aber es gibt Unterschiede wie zwischen Switzerdütsch und Plattdeutsch. Diese Vielfalt an Dialekten hat sich im Laufe der Zeit entwickelt und kann eine Implementierung herausfordernd machen.

Vorteile von EDI für Unternehmen

Die Einführung von EDI in Ihr Unternehmen bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

ZEITERSPARNIS

Echzeit-Abwicklung von Geschäftsprozesse ohne Papierformulare oder manuelle Eingaben.

KOSTENEINSPARUNG

Reduzierung von Kosten für Porto, Papier, Personal und Minimierung von Fehlern bei der Dateneingabe dank EDI.

EFFIZIENZSTEIGERUNG

Beschleunigung und Fehlervermeidung durch automatisierten Datenaustausch mit EDI.

STEIGERUNG DER KUNDENZUFRIEDENHEIT

Verkürzung von Lieferzeiten und Verbesserung der Genauigkeit von Bestellungen und Lieferungen durch EDI.

QUALITÄTSVERBESSERUNG DER DATEN

Automatische Validierung und Fehlererkennung vor der Weiterverarbeitung durch EDI, um die Datenqualität zu verbessern.

ERHÖHUNG DER AGILITÄT

Schnelle und automatische Anpassung von Geschäftsprozessen an Marktveränderungen dank EDI.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche EDI Anbindung in Ihr ERP-System

Die Integration von EDI in Ihr ERP-System ermöglicht eine effektive Prozessoptimierung. Diese nahtlose Integration führt zu einer automatisierten und optimierten Ausführung Ihrer Geschäftsprozesse. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens lässt sich EDI problemlos skalieren und anpassen.

Eine wesentliche Grundlage für eine erfolgreiche Anbindung bilden sorgfältig gepflegte Stammdaten. Einheitliche Artikelinformationen und Kontokorrentdaten sind entscheidend. Die Nutzung von global standardisierten Nummern wie EAN und GLN erleichtert die Eindeutigkeit der Daten.

Mit EAN und GLN haben Sie zwei Standards für Artikel und Kontokorrentdaten, die weltweit normiert sind. Eine GLN (Global Location Number) für Ihr Unternehmen können Sie sich bei der GS1-Germany beantragen. Diese Nummer zusammen mit der Artikelnummer mündet in der EAN.

Kommunikationswege und WebEDI

Für den Datenaustausch zwischen EDI-Partnern werden verschiedene Kommunikationswege wie AS2, OFTP2 (OFTP) oder X400 genutzt. Hierbei können Sie auf Dienstleister oder das EDI Gateway der DPS BS zurückgreifen.

Es gibt auch den Ansatz des WebEDI, bei dem nur einer der EDI-Partner eine Integration bereitstellt und der andere Partner Daten manuell über eine Online-Plattform erfasst.

Wie profitieren Geschäftsführer, Projektleiter und der Vertrieb von EDI?

Geschäftsführer können von einer optimierten Ressourcennutzung profitieren, da Mitarbeiter nicht mehr mit zeitaufwendigen manuellen Prozessen belastet sind. Projekt- und Teamleiter gewinnen durch EDI eine verbesserte Transparenz über laufende Projekte, da Echtzeitdaten den aktuellen Status widerspiegeln.

Vertriebsleiter profitieren ebenfalls von der beschleunigten Auftragsabwicklung durch EDI, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Die Möglichkeit, Echtzeitdaten abzurufen, unterstützt Vertriebsleiter bei fundierten Entscheidungen und Strategien.

Einsatz von EDI-Verfahren bei eRechnungen

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat erste Vorabhinweise zur geplanten Einführung der elektronischen Rechnung, kurz eRechnung, für inländische B2B-Umsätze gegeben. Diese Neuerung wird im Rahmen des Wachstumschancengesetzes umgesetzt und hat das Potenzial, die Geschäftsabläufe von Unternehmern in Deutschland grundlegend zu verändern.

Der aktuelle Zeitplan des BMF sieht vor, dass ab dem 1. Januar 2025 jeder Unternehmer verpflichtet sein wird, elektronische Rechnungen entgegennehmen zu können. Die elektronische Rechnungsbearbeitung wird zur Pflicht, und mit EDI lassen sich Rechnungsdaten problemlos übermitteln.

Fazit

EDI ist trotz seiner langen Existenz relevanter denn je. Es ermöglicht eine effiziente, standardisierte und fehlerfreie Kommunikation zwischen Unternehmen. Wenn Sie weitere Fragen haben oder eine EDI-Anbindung in Ihre Sage 100 in Erwägung ziehen, stehen unsere Consultants zur Verfügung. Jetzt Kontakt aufnehmen!