Digitale Unterschriften direkt in Microsoft Teams oder Microsoft SharePoint

Mich hat es schon immer genervt! Verträge nur auszudrucken, damit ich sie händisch unterschreiben kann. Danach musste ich diese oft einscannen und per Mail an den Empfänger schicken. Und was passiert mit dem ausgedruckten Exemplar? Meist wird es abgeheftet… und dann nach 5 Jahren entsorgt. Oder es wird direkt weggeschmissen. Und da es ja ein Vertrag und vertraulich ist, kommt es auch nicht in den Papiermüll, sondern in die Aktenvernichtungstonne. Das ist weder nachhaltig noch umweltbewusst und sicher auch nicht wirtschaftlich. Daher haben wir uns mit SIGNIUS zusammengeschlossen und eine Lösung entwickelt, die dieses Problem endgültig und rechtssicher löst.

Rechtssichere Lösung für digitale Unterschriften

Der interne und externe Austausch wird von digitalen Dokumenten wird in vielen Unternehmen (uns eingeschlossen) erfolgreich über Microsoft-Anwendungen wie SharePoint, Dynamics, Teams oder Office organisiert.

Sobald diese Dokumente jedoch die Unterschrift einer oder mehrerer Parteien benötigen – Verträge, Einkaufsbedingungen, NDAs, Vollmachten, Angebote, Auftragsbestätigungen und viele mehr – kommt es zu Medienbrüchen, weil die Dokumente für den Unterschriftenprozess ausgedruckt, postalisch versendet, eingescannt oder in separate Signaturlösungen hochgeladen werden müssen. Nachdem alle Unterschriften ihren Platz gefunden haben, muss der Vertrag manuell eingescannt, entsprechend benannt und wieder dort abgelegt werden, wo der ganze Prozess begonnen hat. Und für die Archivierung wird das Papierdokument für viele Jahre in einem Ordner abgeheftet. Das ist weder effizient, noch zahlt dies nennenswert auf die Digitalisierung in Deutschland ein.

Daher haben wir uns auf die Suche nach einer Lösung oder einen Anbieter gemacht, mit dem wir dieses Problem lösen können und dabei die hohen Standards an den Datenschutz in der EU konsequent einhalten.

Mit unserem Partner SIGNIUS sind wir nun in der Lage, den gesamten Workflow der digitalen Unterschrift in den Microsoft-Anwendungen abzubilden. Keine Medienbrüche, kein Ausdrucken und Schluss mit dem Einscannen. Wenn alle Parteien das Dokument digital unterschrieben haben, liegt die Datei wieder "neben" dem letzten Entwurf in der Bibliothek, wo der Prozess gestartet wurde. Das steigert den Nutzerkomfort, spart Zeit und Kosten und ist ein bedeutender Meilenstein auf dem Weg zum papierlosen Büro.

Vorteile einer integrierten Lösung für digitale Unterschriften

Die Vorteile liegen für uns als Unternehmen klar auf der Hand. Diese habe ich hier noch einmal für Sie zusammengefasst.

Zeit- und Ortsunabhängigkeit: Dokumente können jederzeit und von praktisch überall signiert werden. Die Anwesenheit im Büro oder in der Nähe eines Druckers und Scanners ist nicht mehr erforderlich.

Effizienzsteigerung: Die Mitarbeitenden müssen Dokumente nicht mehr ausdrucken, unterschreiben, einscannen und zurücksenden. Dies spart wertvolle Zeit und ermöglicht es ihnen, sich auf produktivere Aufgaben zu konzentrieren.

Schnellere Genehmigungsprozesse: Digitale Unterschriften ermöglichen eine schnelle Genehmigung ohne physische Unterschriften oder Papierformulare. Dadurch reduziert sich die Durchlaufzeit des gesamten Unterzeichnungsprozesses drastisch.

Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf physische Dokumente, Druck- und Versandkosten sowie den geringeren Zeitaufwand für manuelle Prozesse entstehen Kosteneinsparungen. Diese Ressourcen können stattdessen für strategische Aktivitäten genutzt werden.

Zentrale Verwaltung: Eine integrierte Lösung ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Dokumenten, Benutzerkonten und Zugriffsrechten. Die IT behält die Kontrolle über die gesamte Signatur- und Freigabeprozessinfrastruktur und kann die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien gewährleisten.