So geht Dokumentenmanagement in Confluence

Ob Human Ressources (HR), Produktentwicklung oder in der IT: Teams benötigen Dokumente aller Art, um ihre Arbeit zu erledigen. Eine klare Übersicht und Struktur sind dabei besonders wichtig. Nur so können Geschäftsprozesse reibungslos laufen. Durch die Nutzung von Confluence können Prozesse modernisiert, vereinfacht und gleichzeitig die Zusammenarbeit verbessert werden. Als Atlassian-Spezialist gehe ich aber noch einen Schritt weiter und sage: Confluence eignet sich auch für das Dokumentenmanagement– individuell erweiterbar durch spezifische Apps.

WAS IST DOKUMENTENMANAGEMENT?

Im Grunde ist Dokumentenmanagement die Verwaltung sämtlicher Dokumente. Damit umfasst es die Bearbeitung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten. Klassischerweise wird dafür ein Dokumentenmanagementsystem verwendet. Es bündelt die zeitsparende und effektive Suche von Dokumenten an einem Ort und unterstützt die Vergabe von Berechtigungen. Dabei liefert es insgesamt besser und schneller die Informationen über sämtliche Dokumente – digital.

WARUM IST EIN DOKUMENTEN­MANAGEMENT­SYSTEM (DMS) SO WICHTIG?

Mit der Digitalisierung neigen sich auch die Zeiten von riesigen Aktensammlungen dem Ende zu. Dafür mehren sich die elektronischen Dokumente. Die “digitalen Akten” müssen natürlich genauso verwaltet werden. Und dafür gibt es Dokumentenmanagementsysteme – kurz DMS. Denn die Dokumentenverwaltung (z. B. die elektronische Archivierung) soll nicht nur digitaler, sondern auch effizienter werden. Da sind geteilte Netzlaufwerke oder gar der Versand von Dokumenten per Mail längst nicht mehr ausreichend. Darüber hinaus hat digitales Dokumentenmanagement weitere Vorteile: So werden durch die Digitalisierung von Dokumenten in einem System sowohl der Papieraufwand gesenkt als auch der Speicherplatz in den eigenen Systemen – beispielsweise bei E-Mail-Postfächern zur E-Mail-Archivierung, die durch mehrfaches Versenden großer digitaler Dateien schnell überfüllt sind.

Ein Dokumenten-Management-System vereinheitlicht die Organisation und die Koordination sämtlicher Dokumente in Unternehmen. Vom Erstellen und Bearbeiten über das Versionieren bis zum zentralen Speichern:  Ein DMS definiert einen klar strukturierten und nachvollziehbaren Status für jedes Dokument. Darüber hinaus bietet es viele weitere praktische Funktionen zum effizienten Verwalten von Dokumenten. So erleichtern Suchfunktionen die präzise Recherche nach Schriftstücken. Es kann innerhalb eines Dokuments zu anderen Dokumenten verlinkt werden. Genauso ermöglicht ein DMS die Verknüpfung von Aufgaben und Informationen mit dem entsprechenden Dokument. Nicht zuletzt bieten Kommentarfunktionen die einfache Möglichkeit zum schnellen digitalen Austausch.

Wer jetzt schon einmal mit Confluence gearbeitet hat, dem dürfte doch einiges bekannt vorkommen, oder nicht?

DOKUMENTEN­MANAGEMENT AND MORE: CONFLUENCE ALS ALLESKÖNNER

Am Markt gibt es jede Menge spezialisierter DMS-Systeme mit umfangreichen Funktionen und Verwaltungsmöglichkeiten. Manchmal sind jedoch flexible, einfache Lösungen die bessere Wahl. Und an dieser Stelle kommt Confluence von Atlassian ins Spiel. Denn Confluence deckt als flexibles und erweiterbares Tool mehrere Funktionen auf einmal ab: Unternehmenswiki, Intranet und Collaboration Plattform. Mit Confluence hat praktisch jeder eine zentrale Anlaufstelle, um Inhalte zu suchen und zu finden, zu erstellen und zu verwalten. Damit dient es ebenso wie klassische DMS als zentraler Dokumenten-Speicherort.

DOKUMENTE ALS DATEIEN IN CONFLUENCE HOCHLADEN UND VERWALTEN

In Confluence können Dokumente jeder Größe und jedes Typs an eine Confluence-Wiki-Seite angehängt werden. Sowohl die Anhänge als auch die Seiten selbst sind versioniert. Auf diese Weise können Confluence-Seiten als Ordner in einem System betrachtet werden und ihre Anhänge als Dateien. Also lassen sich Dokumente sehr einfach und nachvollziehbar in Confluence ablegen und praktisch verwalten.

Aber es wäre doch eine Schande, würde man nicht auch alle weiteren Features des Atlassian-Tools nutzen.

DOKUMENTE DIREKT ALS CONFLUENCE-SEITEN ANLEGEN

Wer Dokumente direkt als Confluence-Seiten anlegt, schließt nicht nur mögliche Informationslücken in puncto Versionsverlauf. Man strukturiert sein elektronisches Dokumentenmanagement automatisch in die richtigen Themenbereiche. Nicht zu vergessen ist ein weiterer Punkt, der bei Nichteinhaltung oft für schlechte Laune sorgen kann: Dateien werden nicht mehr in unterschiedlichen Formaten erstellt oder landen in längst vergessenen E-Mail-Postfächern oder Netzlaufwerken.

Spaces und Seiten dienen in Confluence als Struktur und lassen sich beliebig erweitern. So können Themenbereiche optimal abgebildet werden. Auf den Confluence-Seiten selbst können Inhalte dann präzise editiert werden, etwa mit den gängigen Schriftfunktionen von Word, aber auch vielfältigen Layouts, Links, Action-Items und vielen weiteren Features.

SCROLL DOCUMENTS: INDIVIDUELLE DOKUMENTE DIREKT AUS CONFLUENCE-SEITEN ERSTELLEN

Um sein Dokumentenmanagement in Confluence auf das nächste Level zu heben, kann ich die App Scroll Documents von K15t empfehlen. Der flexible Document Builder ermöglicht es, neue Dokumente zu erstellen, eine in Confluence angelegte Seitenstruktur als Dokument zu definieren oder ein Dokument aus bestehenden Confluence-Seiten über verschiedene Seiten und Spaces hinweg zusammenzustellen, um die Wiederverwendung von Inhalten zu erleichtern.‍

Die wichtigsten Funktionen von Scroll Documents auf einen Blick

• Versionen erstellen und verwalten
• Änderungen verfolgen
• Dokumentenstatus setzen
• Native Integration in andere Scroll Exporter Apps (pdf, Word)
• Wiederverwendung von erstellen Inhalten

Scroll Documents bietet die erweiterte Versionsverwaltung und Änderungsverfolgung für Confluence-Dokumente und -Dokumentation. Mit der App lassen sich individuelle Benutzerhandbücher, Produktdokumentationen und mehr kinderleicht erstellen. Beispielsweise können HR-Teams für ein On-boarding sämtliche wichtigen Informationen aus verschiedenen Confluence-Seiten zusammenstellen und somit die wichtigsten Infos in einem Dokument bereitstellen.

BEISPIEL ANWENDUNGS­FÄLLE FÜR SCROLL DOCUMENTS

Zunächst einmal bindet sich Scroll Documents in das Seitenmenü eines jeden Bereiches ein, für das es freigeschaltet ist. Aus dem Menü heraus lassen sich beliebig viele Dokumente erstellen. Das sieht folgendermaßen aus:

ÜBERSICHT UND ERSTELLUNG
Mit dem flexiblen Document Builder können neue Dokumente erstellt, ein page tree als Dokument definiert oder ein Dokument aus vorhandenen Confluence-Seiten über page trees und Spaces hinweg zusammengestellt werden.

DIALOG ZUM ERSTELLEN
Neben einem Titel erhalten Dokumente bei ihrer Erstellung eine kurze Zusammenfassung, es können ein Titelbild sowie Labels hinzugefügt werden.

ERSTELLTE DOKUMENTE IN DER ÜBERSICHT
In der Document Library befinden sich sämtliche mit Scroll Documents erstellten Dokumente und können von hier aus verwaltet werden.

DOKUMENT IM GEÖFFNETEN ZUSTAND
Im geöffneten Zustand kann man in der Document Outline auf der linken Seite den gesamten Umfang des Dokuments auf einen Blick sehen. Zudem ist die Outline interaktiv sowie das gesamte Dokument scrollbar. Der Nutzer muss sich also nicht mehr durch die unterschiedlichen Confluence-Seiten klicken, sondern hat die Inhalte der ausgewählten Seiten in einem einzigen Dokument – ganz ohne Ladezeit.

DOKUMENT EDITIEREN UND SEITEN HINZUFÜGEN
Das Dokument lässt sich jederzeit beliebig editieren und Seiten lassen sich flexibel hinzufügen, erweitern, verschieben oder löschen.

VERSIONIERUNG
Zusätzlich lassen sich Dokumente in Scroll Documents schnell und einfach versionieren. Änderungen können ganz einfach nachverfolgt werden, indem mehrere Versionen von Dokumenten verwaltet werden können. Vergleicht man dann die verschiedenen Versionen, sind sämtliche Änderungen, Aktualisierungen und Kommentare, die im Laufe der Zeit an den Seiten vorgenommen wurden, transparent und nachvollziehbar.‍

FESTLEGUNG VON STATUS
Es kann ein Workflow-Status festgelegt und verfolgt werden, um den Genehmigungs- und Freigabeprozess zu verwalten. Zusätzliche Lesebestätigungen erleichtern das Arbeiten und machen den Workflow transparenter. Somit sorgt Scroll Documents für einen eigenen Workflow im Dokumentenmanagement.

ZUSAMMENFASSUNG

Zusammenfassend lässt sich sagen: Confluence ist ein Enterprise-Wiki und auch als solches konzipiert. Primär konzentriert es sich auf Funktionen, die die Bearbeitung und Freigabe von Online-Inhalten verbessern. So bietet die Wiki Software von Atlassian viele Grundvoraussetzungen, damit Unternehmen ein sehr agiles Dokumentenmanagement mit Confluence betreiben. Beispielsweise ermöglicht die Software das Speichern sowie die Organisation angehängter Dateien mit Versionsverlauf. Hinzu kommen Such- und Kommentarfunktionen sowie die Verknüpfung von Aufgaben mit ausgewählten Dokumenten. Um sein Dokumentenmanagement in Confluence umzusetzen, empfiehlt es sich, Dokumente direkt als Confluence-Seiten anzulegen. Gleichzeitig lässt sich Confluence mittels Apps beliebig erweitern. Durch Apps wie Scroll Documents lassen sich dann individuelle Inhalte direkt aus Confluence-Seiten zu einem separaten Dokument zusammenstellen. Benutzerhandbücher, Onboarding-Skripte und viele weitere individuelle Dokumente können auf diese Weise schnell und einfach erstellt, versioniert und verwaltet werden.