M-Files – das intelligente Dokumentenmanagementsystem
Das umfangreiche Produktportfolio geht einher mit einer Vielzahl an Zertifikaten, Spezifikationen und Prüfberichten, die in der Lebensmittelbranche erforderlich sind. Parallel entstehen im Alltagsgeschäft viele weitere Dokumente, die sicher abgelegt werden müssen. Um diese und andere Dateien allen Mitarbeitenden schnell, einfach, ortsunabhängig und zu jeder Zeit verfügbar zu machen, setzt Freeze-Dry Foods mit dem Dokumentenmanagementsystem M-Files auf digitale Prozesse. Seit der Einführung mit Unterstützung durch die Experten von TSO-DATA vor 2 Jahren, profitieren besonders die Bereiche Qualitätssicherung, Rohwaren-Einkauf und der Vertrieb von der flexiblen Informationsmanagementlösung.
In M-Files werden Dokumente mit frei definierbaren Metadaten (Schlagworten) wie
- Eigenschaften (z.B. Zertifikat, Auftrag)
- Teams (z.B. Vertrieb oder Einkauf)
- Nutzerrollen
- Kunden uvm.
versehen und abgelegt, wodurch althergebrachte, unübersichtliche Ordnerstrukturen für die Ablage überflüssig werden.
Dateien und Informationen werden automatisch so vom System organisiert, dass sie von den Anwendern aufgrund ihrer Eigenschaften gefunden werden können – und das innerhalb weniger Sekunden unternehmensweit.
Weitere Vorteile: Duplikate werden vermieden, alle Beteiligten arbeiten immer mit der aktuellsten Version des jeweiligen Dokuments. Diese werden durch Schlagworte stets in einen Kontext eingeordnet, der die Informationsbereitstellung vereinfacht und gleichzeitig beschleunigt – rund um die Uhr, auf verschiedensten Endgeräten.
"Mit der Einführung von M-Files konnten wir die Digitalisierung unseres Unternehmens weiter vorantreiben. Wie gewohnt hat uns TSO-DATA sehr partnerschaftlich und professionell dabei unterstützt. Zertifikate, Prüfberichte und weitere Dokumente sind jetzt im Handumdrehen auffindbar und müssen nicht lange gesucht werden. Die direkte Anbindung an unser ERP-System mit dem DMS Connector von TSO-DATA war äußerst einfach umzusetzen. M-Files erleichtert unsere Prozesse, wir sparen Zeit und profitieren von einer deutlich erhöhten Effizienz im Tagesgeschäft. Das bestätigen uns regelmäßig die betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter."
Dennis Alaze, Inhouse IT Consultant Freeze-Dry Foods GmbH
ERP und M-Files smart verbinden mit dem DMS Connector
Ein weiterer großer Vorteil: M-Files kann direkt in bestehende Unternehmenssoftwarelösungen integriert werden. Der DMS Connector, eine von TSO-DATA entwickelte Schnittstelle, verbindet Dokumentenmanagementsysteme wie M-Files direkt mit der ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central von Freeze-Dry Foods. Da die Einrichtung des DMS Connector besonders komfortabel gestaltet ist, konnte dieser Schritt eigenständig von den Lebensmittelspezialisten durchgeführt werden.
Die Integration von M-Files direkt im ERP-System bietet große Vorteile. Durch die Darstellung der DMS-Dropform in den Listen- und Kartenansichten ist ein Öffnen der abgelegten Dokumente in der gewohnten Business Central-Umgebung möglich und ein wechseln zwischen verschiedenen Systemen/Benutzeroberflächen wird auf ein Minimum reduziert.
Gleichzeitig wird die Daten- und Prozessqualität gesteigert, denn der DMS Connector ermöglicht nicht nur das Einsehen von Dokumenten, sondern erleichtert auch die Ablage von eingehenden Dateien wie Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen oder kompletten E-Mails. Diese werden einfach per "Drag & Drop" auf die M-Files-Schaltfläche in Business Central gelegt, es wird die entsprechende Dokumentenklasse (bspw. Vertrag, Rechnung o.ä.) ausgewählt und der DMS Connector legt die Datei mit den zugehörigen Metadaten wie z.B. "Nummer" und "Kontakt" des entsprechenden Vorgangs ab.
Neben der schnellen Ablage von eingehenden Dateien, kann der DMS Connector auch die in Business Central generierten Reports, wie z.B. gebuchte Verkaufsrechnungen, automatisch mit Metadaten in M-Files archivieren. Kompliziertes Ablegen und aufwendiges Suchen entfallen, so sind stets alle relevanten Informationen sowohl in Business Central als auch in M-Files im Fokus.
Die TSO-DATA GmbH ist IT-Spezialist und Microsoft Dynamics Partner. Zur TSO-DATA Unternehmensgruppe gehören heute mehr als 200 Mitarbeiter an den Standorten Osnabrück, Nürnberg und Bremen. Seit 1991 entwickeln, implementieren und realisieren die IT-Experten innovative IT-Lösungen und bieten individuelle Dienstleistungskonzepte – national und international. Dabei setzt TSO-DATA auf moderne und zukunftsorientierte Technologien, die sich speziell an die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen anpassen lassen.
Der Fokus des Lösungsportfolios liegt dabei auf der ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV, den Branchenlösungen KatarGo und LS Central für den Versand- und Einzelhandel, Dynamics 365 – CRM, Dokumentenmanagement mit M-Files und Microsoft SharePoint, Business Intelligence mit Microsoft Power BI und TARGIT sowie auf IT-Infrastruktur- und Cloud Services.
Als IT-Full-Service-Partner begleitet TSO-DATA Projekte von der ersten Analyse über die Prozessoptimierung und -umsetzung bis hin zur Einführung, Schulung und nachhaltigen Unterstützung – das entspricht der Philosophie der TSO-DATA „IT im Herzen“.
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Vertrieb M-Files
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