Wie kann man ein Intranet erstellen?

Wenn Sie sich bereits mit dem Thema „Intranet erstellen oder relaunchen“ auseinandersetzen, haben Sie vermutlich in Ihrem Unternehmen die folgende Situation:

Sie haben entweder noch gar kein Intranet oder eines, welches seinen Zweck nicht oder nur bedingt erfüllt.
Mitarbeiter und Management beklagen, dass für die Arbeit notwendige Informationen nicht auffindbar sind und dass viele Funktionen im derzeitigen System nicht selbsterklärend gestaltet sind. Die Plattform wird auch nicht von allen Mitarbeitern so genutzt, wie es ursprünglich einmal angedacht war. Wer dafür zur Rechenschaft gezogen werden könnte, ist am Ende egal.

Fakt ist, ein Medium, welches – wäre es richtig aufgesetzt und eingeführt worden – einen großen Mehrwert hätte, findet im Unternehmen keine Akzeptanz. Nutzbare Strukturen werden eben nicht genutzt, was anderweitig einen vermehrten Zeit- und Kostenaufwand verursacht.

Im Folgenden wollen wir Ihnen daher Tipps und Hilfestellungen geben, wie Sie Ihr Intranet so erstellen, dass es bei der Belegschaft von Anfang an Akzeptanz findet, genutzt wird und damit den gewünschten Projektzielen entspricht.

Schritt 1: Nutzendefinition – wofür brauchen wir ein Intranet? Lohnt es sich für uns, ein Intranet zu erstellen?

Zunächst gibt es vermutlich auch in Ihrem Unternehmen übergeordnete Ziele, die die Notwendigkeit der Erstellung eines Intranets überhaupt auf den Tisch gebracht haben. Oft werden hier

• Bessere Mitarbeiter Kommunikation
• Stärkung des Gemeinschaftsgefühls
• Einheitliche Datenstruktur
• Optimierung des Informationsaustauschs
• Schnelles Auffinden von Wissen und Informationen
• Projektierung von Projekten und Aufgaben
• Optimierung der Teamarbeit
• Prozessoptimierung bei Terminen und Arbeitsabläufen 
• Erhöhung des Qualitätsstandards
• Integration von Drittsystemen usw.

genannt.

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Vorstellungen, Anforderungen und Wünsche, wenn es darum geht, ein Intranet zu erstellen. Hier sind nur einige Anforderungen, die ein Intranet für ein Unternehmen haben kann:

• Infoquelle, Newsverbreitung, Antworten auf FAQs
• Übersichtliche Suchergebnisse
• Datensammlung und Wissenskonservierung
• Kommunikation und Kooperation
• Transparenz
• Krisenmanagement
• HR-Unterstützung (Urlaubsplanung, Formularcenter, Onboarding-Hilfe, Umfragen)
• Lernzentrum/-tool
• Ideenpool
• Einbindung von allen Mitarbeitern (Employee Engagement) usw.

Je nachdem, welche Ziele ein Unternehmen verfolgt, sollte das Intranet entsprechend erstellt werden, also entsprechende Funktionen erhalten. In allen Fällen ist das Intranet allerdings ein wesentlicher Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes und zumeist auch das Einfallstor in die digitale Welt des Unternehmens, in die digitale Kommunikation und auch Kooperation. Den gesamten digitalen Arbeitsplatz mögen noch diverse andere Tools ausmachen, das Intranet sollte das Zentrum darstellen – und kann heute mit modernster Technologie auch bereits viele andere Tools ersetzen oder so integrieren, dass dem Nutzer nicht einmal auffällt, dass er eigentlich in einem anderen System arbeitet.

Spannende Entwicklung von Intranets über die Jahre hinweg

In diesem Zusammenhang möchten wir Ihren Blick gerne auf die Entwicklung von Intranets über die vergangenen Jahrzehnte richten. In den späten 90er Jahren kamen erstmals interne Websites auf, die vor allen Dingen den Zweck hatten, die Mitarbeiter über Neuigkeiten im Unternehmen papierlos zu informieren.

In den frühen 2000er Jahren wurden mehr und mehr Informationen über diese Websites geteilt, so dass sich ganze Mitarbeiterportale entwickelten. Da sich im privaten Bereich parallel in den 2010er Jahren eine starke Tendenz zur digitalen Sozialisierung über Social Media abzeichnete, zog diese auch bei den internen Kommunikationsplattformen ein. Diese Jahre sind die Geburtszeit von Social Intranets.

Corona, die zunehmende globale Akzeptanz von Home Office Arbeitsplätzen, unsere starke Mobilität und damit einhergehend die Tatsache, dass Teams heute weit seltener als noch vor wenigen Jahren in einem Büro oder an einem Standort sitzen, führt seit 2019 dazu, dass immer mehr sogenannte Employee Experience Intranets geschaffen werden.

Employee Experience Intranet – was ist das?

Erfolgreiche Unternehmen haben erkannt, dass es unabdingbar ist, eine einheitliche exzellente Customer Experience zu liefern, um Kunden langfristig zu binden. Genauso verhält es sich mit der Mitarbeiterbindung. Auch die Mitarbeiter sollten idealerweise auf allen „Kanälen“ die gute Unternehmenskultur, die Wertschätzung der eigenen Arbeit, eine offene Kommunikationskultur und ein angenehmes Miteinander spüren.

Nicht nur der physische Arbeitsplatz sollte also entsprechend eingerichtet sein, sondern auch der digitale. Die Abkürzung DEX steht für Digital Employee Experience. Dem Mitarbeiter werden auf allen Geräten, die er für sein Unternehmen nutzen kann und soll, alle wichtigen Inhalte gut aufbereitet und im durchgehenden Design so einfach und angenehm wie möglich zur Verfügung gestellt. Das erleichtert die Arbeit, schafft Identifikation, stellt die Erreichbarkeit aller Mitarbeiter sicher und unterstützt somit das Teambuilding.

Moderne Intranets/ Employee Experience Intranets sollten daher

• den Mitarbeiter unterstützen (Wissen anbieten)
• den Mitarbeiter informieren (kommunizieren und zur Kommunikation anregen)
• die Mitarbeiter einbeziehen (Interaktion fördern, integrieren)
• dem Mitarbeiter gute Services anbieten (dienen)

Schritt 2: Die Entscheidung ist gefallen – ein Intranet soll eingeführt/erstellt werden! Vorplanung

Mit der Erkenntnis, dass Sie ein neues Intranet erstellen möchten oder Ihr altes Intranet relaunchen möchten, kommen viele Fragestellungen auf. Es gilt, diese detailliert zu beantworten und in Ihre Planung miteinzubeziehen.

• Wer soll im Unternehmen die Projektleitung übernehmen? Die Marketing-Abteilung, die Kollegen der IT oder der Personalbereich?
• Wer gehört ins Projektteam?
• Wie viele Mitarbeiter sollen Zugriff bekommen?
• Wie sieht das Berechtigungskonzept aus?
• Wer kümmert sich um die fortlaufende Pflege?
• Welche Systeme gibt es auf dem Markt und was kosten sie?
• Wie können bereits existente Software-Lösungen eingebunden werden?
• Wo sollen die Daten gespeichert werden – intern oder extern in einer Cloud?
• Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?
• Welche Sicherheitsvorkehrungen sind vonnöten?
• Etc. etc. etc.

Die Anzahl der Fragen scheint unendlich. Oft ist bereits an dieser Stelle die Einbindung eines externen Partners vonnöten, der aufgrund seiner Expertise all diese Fragen stellt und entsprechende Empfehlungen aussprechen kann. Dies kann z.B. der Software-Anbieter sein, für den man sich entscheidet, da er an das Projekt angelehnt die eigene Software steuern kann.

Intern ist es wichtig, von Anfang an alle Abteilungen und späteren Nutzer einzubinden, können doch gerade letztere wertvolle Hinweise darauf geben, wie sie in der Praxis das neue Tool nutzen möchten und werden. Dadurch entstehen dann im Idealfall klare Projektanforderungen und gewünschte Endergebnisse, die man nun möglichen Software-Anbietern präsentieren kann. Gut vorbereitet ist, wer in diesem Zuge bereits ein Lasten- und Pflichtenheft erstellt.

Schritt 3: Auswahl eines geeigneten Software-Anbieters

Wer zielgerichtet ein Intranet erstellen will, und sich bei der Frage „Make or buy?“ für die Kauf- oder Mietvariante entschieden hat, kommt nicht daran vorbei, sich mehrere Anbieter von Intranet Software anzusehen. Die Kauf-Variante kann im Übrigen auch die technisch bessere Lösung sein, da damit einhergeht, dass die Intranet-Lösung Inhouse direkt einfacher mit Dritt-Systemen kommunizieren kann.

Bei der Miet-Variante in der Cloud hat der Auftraggeber, weniger technische Administration und kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Er bezahlt die eingesetzte Hardware bzw. das Hosting über eine pauschale monatliche Gebühr. Auch in der Cloud besteht die Möglichkeit Dritt-Systeme an das Intranet anzubinden.

Zusätzlich kann sich der Intranet-Anbieter als Projektunterstützer auch vor Ort einbringen um seine Expertise aus anderen Kundenprojekten mit einfließen zulassen.

Wer im Schritt 1 einen umfassenden Anforderungskatalog erstellt hat und sich im Schritt 2 alle wesentlichen Fragen beantwortet hat, besitzt nun eine klare Strategie mit Zielvorgaben um die Bedürfnisse im Unternehmen zu decken. Sehr schnell wird sich anhand dieser Intranet-Strategie auch die Software und der Anbieter herauskristallisieren, die/der am besten zum eigenen Unternehmen passt.

Im Hinterkopf sollte man auch stets den Gedanken an die Zukunft haben – nämlich ob man den Intranet-Anbieter und seine Dienste nur für die Erstellung und Einführung des neuen Intranets braucht oder ob man auch langfristig einen Partner benötigt. Hier sollte der Intranet-Anbieter zeitnah nach seiner entsprechenden Verfügbarkeit bzw. zu Support und Customizing des Intranets befragt werden.

Schritt 4: Die eigentliche Einführung des Intranets

Die Komplexität des Projektes der Einführung Ihres neuen Intranets bestimmt sich je nachdem, ob es bereits ein vorhandenes Intranet gibt, andere Systeme einzubinden sind oder ein komplett neues Intranet erstellt werden soll. Wenn Sie die Schritte 1-3 sorgfältig verfolgt haben, haben Sie nun auch bereits eine Idee von einem Zeitplan für die Einführung. Arbeiten Sie mit einem externen Partner zusammen, wird dieser Ihnen einen Vorschlag für das Timing unterbreiten.

Versuchen Sie, den Zeitplan straff zu organisieren. Intranet-Projekte, die über mehrere Monate oder gar Jahre gestreckt werden, leiden nicht nur an mangelnder Akzeptanz im Unternehmen, sondern gerade bei Technologieprojekten auch darunter, dass sich Ideen und Anforderungen im Laufe der Zeit ändern können.

Gestalten Sie Ihr Intranet-Projekt daher modern, also agil. Bleiben Sie während der Umsetzung offen für Neuerungen und prüfen Sie in jeder Projektphase, ob Ihre Handlungen noch das richtige Ziel verfolgen. Auch Lasten- und Pflichtenhefte sind nicht in Beton gegossen und sollten jederzeit angepasst werden können. Hier sind auch „agile Projektplanungen“ in vielen Fällen von Vorteil.

Was Sie vor allen Dingen brauchen, ist ein motiviertes Team, denn nur so können Sie die spätere Akzeptanz des fertigen Intranets in das Unternehmen gewährleisten. Behalten Sie also Ihre unterschiedlichen Zielgruppen und vor allen Dingen die Employee Experience bereits bei der Einführung im Auge und binden Sie möglichst viele Gruppen regelmäßig mit ein.

Schritt 5: Der Launch

Unterschätzen Sie nicht die interne Kommunikation beim Launch, und planen Sie ein effektives Nutzer-Onboarding.

Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, Fragen zu stellen.

Seien Sie nicht irritiert, wenn kurz nach dem Launch nochmals neue Anforderungen entstehen, die sinnvoll sind. Sie möchten ja, dass das Intranet agil genutzt wird. Daher sollten Sie sich zu jedem Zeitpunkt darüber bewusst sein, dass ein solches interaktives Intranet-Projekt nur bedingt planbar ist. Setzen Sie auch hier auf Agilität!

Improvisieren Sie und sehen das als Vorteil um komplexe und dynamische Bedingungen zur Verbesserung Ihrer internen Kommunikation und damit der Employee Experience zu nutzen.

Das Ergebnis

Im Idealfall haben Sie ein Intranet erstellt, welches Ihnen nun die Möglichkeit bietet, Inhalte effizient zu platzieren. Ihr Intranet sollte

• von allen Zielgruppen effizient genutzt werden.
• für das gesamte Unternehmen eine Orientierungshilfe darstellen.
• relevante Inhalte bieten.
• offizielle Inhalte klar erkennbar darstellen.
• zusätzlich personalisiert sein.
• Komplexität aus dem Arbeitsalltag nehmen.
• die Kommunikation fördern, etc.

Ein Intranet, welches für alle Zielgruppen zugänglich ist – Mobilität

Die Corona-Pandemie hat den Trend hin zum Home-Office und zum mobilen Arbeiten enorm beschleunigt. Teams arbeiten nicht mehr zwangsweise in ein und demselben Büro oder an einem Standort.

Bereits vor der Pandemie wurden in vielen Unternehmen – insbesondere in Zeiten der Social Intranets – für mobile Mitarbeiter spezifische Apps erstellt und ins Intranet des Unternehmens integriert.

Dies hatte den Vorteil, dass nur eine zugrundeliegende Plattform geschaffen werden musste, die Inhalte nur einmal erstellt werden mussten und dennoch alle Kanäle bespielbar waren, so dass die Information bei allen Mitarbeitern ankam.

Oftmals wurde also zu einem bestehenden Intranet lediglich eine Mitarbeiter-App geschaffen, was eine schnelle und einfache Lösung war, um alle Mitarbeiter zu erreichen.

Bei den heutigen Employee Experience Intranets lässt sich diese Möglichkeit von vornherein integrieren. Moderne Intranets bieten eine mobile Version im responsive Design, welche von Beginn an zur Basis gehören sollte.