Effizienz im Versand: Lieferschein erstellen und ab zum Transport!

2016 entschied sich ETHERMA für die Business Software audius:CRM+ERP von audius GmbH, seither ist die Zusammenarbeit von gegenseitiger Innovation und dem laufenden Optimieren der digitalen Geschäftsprozesse geprägt. ETHERMA bringt sich aktiv ein und realisiert Abläufe für mehr Effizienz, durch Zeitersparnis und Fehlerreduktion.

Der Schnittstelle zwischen Dynamics 365 Sales und eSchenker ging eine Abfolge für die Fakturierung voran, wonach die Rechnungen und die dazugehörigen Lieferscheine automatisch erstellt werden, sobald die Disposition die Ware per Barcode-Scan im ERP-System als lieferbereit markiert.

Aktuell: Schnittstelle zwischen audius:CRM+ERP und eSchenker, dem Versandportal von DB Schenker.

Bisher erfassten die Anwenderinnen und Anwender manuell für jeden Auftrag, bzw. jede Auftragsposition mit versandbereiter Ware einen Datensatz in eSchenker und initiierten Abholung und Transport. Diesen Arbeitsschritt galt es zu automatisieren und aus dem ERP-System heraus zu erledigen. Einen Wechsel zwischen ERP und eSchenker sollte es nicht mehr brauchen!

Der von audius GmbH realisierte Ansatz: Bei der Erstellung der Lieferscheine werden die Versanddatensätze erzeugt, um sie per Schnittstelle an eSchenker zu übergeben.

Pro Lieferschein wird der Versand über eSchenker avisiert, indem für die auslieferbaren Produkte mit der Option „Schenker Versand“ die Versanddatensätze vorbereitet und übergeben werden.

Damit die Transferdaten die Informationen enthalten, welche sich das Versandtool von DB Schenker für eine reibungslose Abwicklung erwartet, führt das ERP-System die Stammdaten versandgeeigneter Produkte mit den notwendigen Werten wie Gewicht, Abmessungen, Größe, Volumen. Denn allein die Bestimmung der Versandart als Palette oder Paket ist zu wenig: Nur fehlerfreie und vollständige Versanddaten belohnt eSchenker mit der Rückgabe einer Tracking-ID!

Spürbare Arbeitserleichterung und Zeitersparnis

Der vollständige Wegfall der manuellen Erfassung pro Auftrag bzw. Auftragsposition und der sich einschleichenden Fehler durch Unachtsamkeit zeigt sich in einer erheblichen Zeitersparnis. Die verantwortlichen Berater und Entwickler von audius GmbH rechnen damit, dass sich die Zeit für die Erfassung der Versanddaten in eSchenker durch die Schnittstelle um etwa die Hälfte reduziert. Bequem ist auch die integrierte Plausibilitätsprüfung, welche die Sachbearbeiter auf Unstimmigkeiten hinweist, bevor diese in eSchenker landen und dort abgelehnt werden.

Wenige Klicks auf der Oberfläche – komplexes Know-how im Hintergrund

Es sind wenige Klicks von der Lieferscheingenerierung bis zum Erhalt der Tracking-ID. Dahinter liegt jedoch ein nicht zu unterschätzender technischer Ablauf, dessen Konzeption und Umsetzung den Projektbeteiligten in allen drei Unternehmen einiges an Know-how abverlangte! Der Transfer der Versanddaten ist ein komplexes Thema, mit der Herausforderung, einen allgemeingültigen Prozess für Dynamics 365 Sales zu schaffen und kundenspezifische Stammdaten so aufzubereiten, dass sie außerhalb des betriebsinternen ERP-Systems, für das Versandportal vollständig und plausibel sind!

Den Projektverantwortlichen bei audius GmbH zeigt dieses gemeinsame Projekt mit ETHERMA und DB Schenker wieder, wie wichtig es ist, bei der Konzeption und Implementierung von Geschäftsanwendungen den Kunden als Unternehmen, sein IT-System und die Anwender im weiten Umfeld zu sehen: Zahlreiche Brücken sind notwendig, um Gegenstellen in zusammenwirkenden Unternehmen zu verbinden und eine arbeitsunterstützende Infrastruktur zu schaffen, mit dem ERP-System als zentrale Plattform!