Schneller und sicherer handeln dank digitalem Dokumentenmanagement

Durch dieses breite Leistungsangebot entstehen in verschiedenen Geschäftsbereichen viele handelsrechtliche Belege und Verträge, die revisionssicher archiviert werden müssen. Aus diesem Grund war die SOLIT Gruppe auf der Suche nach einer Lösung, die eine Archivierung sämtlicher Geschäftspapiere für die insgesamt 5 unterschiedlichen Unternehmungen der SOLIT Gruppe in einzelnen Mandanten sicherstellt und digitalisiert. Gleichzeitig sollte der Zugriff auf die Belege jederzeit und ortsunabhängig ermöglicht und beschleunigt werden. Die zweite Anforderung bestand darin, diese digitalen Dokumentenmanagementprozesse auch im bereits bestehenden ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central darzustellen und in diesem Zuge auch eine automatische Rechnungsverarbeitung zu implementieren – für mehr Effizienz im Unternehmen.

Diese Herausforderungen waren maßgeschneidert für die Microsoft Gold Partner vom Business-Systemhaus TSO-DATA. Seit 25 Jahren entwickeln, implementieren und realisieren die Expert:innen aus Osnabrück innovative IT-Lösungen und individuelle Dienstleistungskonzepte. Dabei setzt der IT-Full-Service Partner auf zukunftsorientierte Technologien, die sich speziell an die Bedürfnisse mittelständischer (Handels-)Unternehmen anpassen lassen. Dazu zählt auch ein großes Knowhow im Bereich Dokumentenmanagement. Eine ideale Basis für ein Verständnis der Bedürfnisse der SOLIT Gruppe.

Erster Schritt – Proof of Concept

Um sicherzustellen, dass das von TSO-DATA erarbeitete Konzept der richtige Weg für die gewünschte Digitalisierung ist, wendet das Business-Systemhaus stets eine eigens entwickelte Proof of Concept-Methodik an. Hier werden vor dem Projektstart festgelegte Schritte vollzogen und die Funktionalität der vorhandenen Systeme geprüft. Diese Grundlage bot der SOLIT Gruppe eine große Sicherheit für die Investitionsentscheidung, zumal in dieser Phase bereits Lizenzgebühren für die Software anfallen, die zunächst von TSO-DATA übernommen wurden.

„Die enge Abstimmung mit TSO-DATA begann bereits im Vorfeld der Implementierung. So war der gesamte Prozess für uns und alle weiteren Beteiligten optimal planbar und im gesetzten Zeitrahmen erfolgreich umsetzbar.“, bestätigt Max Kratz, IT-Administrator und Projektleiter der SOLIT Gruppe.

Dokumente intelligent managen

Um Belege, Verträge und weitere Dokumente effizient zu organisieren, fiel die Entscheidung auf das intelligente Informations- und Dokumentenmanagementsystem M-Files. Diese Lösung unterstützt die SOLIT Gruppe dabei, jegliche Dokumente digital zu verwalten und durch das integrierte Metadatenkonzept besonders intuitiv und schnell wiederzufinden. Es kann genau bestimmt werden, welcher Mitarbeitende auf welche Dokumente zugreifen kann. Auch Workflows beispielsweise zur Rechnungsprüfung können angelegt werden und gewährleisten so eine zielstrebige Abwicklung der Prozesse durch alle im Ablauf eingebundenen Personen. Der große Lösungsumfang und die hohe Flexibilität überzeugten am Ende ebenso wie die langjährige DMS-Erfahrung von TSO-DATA und die intensive Partnerschaft mit dem Unternehmen M-Files. Die nahtlose Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central mit dem DMS Connector war dabei ein weiteres Plus.

Nahtlose Verbindung von ERP und DMS

Der von TSO-DATA entwickelte und bereits in vielen Projekten erfolgreich eingesetzte DMS Connector bildet die Schnittstelle zwischen dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central und dem Dokumentenmanagementsystem M-Files. Diese direkte Verbindung schafft viele Vorteile. Belege wie Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und weitere elektronische Dokumente wie E-Mails werden einfach mit Stammdaten und Vorgängen aus Dynamics 365 Business Central / NAV an das Dokumentenmanagementsystem übertragen. Besonders intuitiv und schnell können Belege auch direkt per Drag & Drop über die ERP-Oberfläche im DMS abgelegt werden. Ebenso kann die Bearbeitung der täglichen Eingangspost inklusive gescannter Belege komfortabel direkt im ERP-System erfolgen. So werden die Dokumente gesichtet und den richtigen Vorgängen zugeordnet und die Mitarbeitenden müssen die gewohnte ERP-Plattform nicht verlassen. Im von der SOLIT Gruppe gewählten Dokumentenmanagementsystem M-Files legt der DMS Connector nach Auswahl der entsprechenden Dokumentenklasse die Datei zusätzlich mit den zugehörigen Metadaten wie z.B. „Nummer“ und „Kontakt“ des entsprechenden Vorgangs ab.

Automatische Rechnungsverarbeitung beschleunigt Prozesse

Digitalisierung sorgt in vielen Bereichen für erhöhte Effizienz. So war die zusätzliche Entscheidung der SOLIT Gruppe für eine vollautomatische Belegverarbeitung mittels Continia Document Capture die logische Konsequenz der beschriebenen Maßnahmen. Auch hier konnte die SOLIT Gruppe auf die Expertise von TSO-DATA zurückgreifen. Document Capture zur Rechnungsverarbeitung wird als Add-on nahtlos in das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert und sorgt dadurch für eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis gegenüber einer händischen Rechnungsprüfung. Zudem werden durch die Software mögliche Prozessfehler reduziert.

Fazit und Ausblick

Nach der erfolgreichen Implementierung des Dokumentenmanagementsystems M-Files inklusive der nahtlosen Anbindung an die vorhandene ERP-Lösung mittels des DMS Connectors, verarbeitet die SOLIT-Gruppe jetzt auch ihre Belege vollautomatisch – in allen 5 Unternehmens-Mandanten. Dank der digitalen Prozesse profitiert das Handelsunternehmen nicht nur von erhöhter Effizienz und Schnelligkeit, sondern auch von enormer Flexibilität. Einem orts- und zeitunabhängigen Arbeiten steht fortan nichts mehr im Weg.

Die reibungslose Zusammenarbeit fasst Max Kratz, IT-Administrator der SOLIT-Gruppe und Projektleiter, treffend zusammen: „TSO-DATA ist der beste Implementierungspartner, den wir je hatten. Die Lösung M-Files gefällt uns richtig gut, auch wenn wir noch nicht alle Potenziale der Lösung erschöpft haben.“

Der umfassende Funktionsumfang von M-Files bietet für viele Unternehmensprozesse zusätzliche Möglichkeiten und Optimierungen, die sich durch eine enge Zusammenarbeit zwischen Anwender und dem Team von TSO-DATA häufig in Fragestellungen während des Projekts und auch in der nachgelagerten Arbeit mit dem Dokumentenmanagementsystem ergeben.