ONLYOFFICE Docs 7.0: Neue Major-Version bringt Formular-Feature, verbesserte Editoren und neue Kollaborationsfunktionen

Die quelloffene Cloud-Office-Lösung ONLYOFFICE veröffentlicht die neue Version 7.0 ihrer Dokumenteneditoren als Online- und Desktop-Applikation. Als zentrales Feature des Updates nennen die Entwickler die Möglichkeit, als Nutzer ausfüllbare Formulare selbst zu erstellen, im Team zu bearbeiten und umfangreiche Vorlagen zu nutzen. Mit der Formularfunktion erweitert ONLYOFFICE die Einsatzmöglichkeiten in compliance-kritischen Bereichen und fügt sich noch besser in standardisierte Prozesse ein, wie sie z.B. in der Verwaltung üblich sind. Der Tabelleneditor erhält zudem neue Funktionen wie z.B. Abfragetabellen und einen Passwortschutz für Arbeitsblätter und -Mappen. Der Präsentations-Editor integriert ab sofort außerdem Animationen und erhält einige UI-Verbesserungen bei der Nutzung von Übergängen zwischen Folien. Außerdem bringt das Update weitere Kollaborationsfunktionen, eine verbesserte Usability sowie Mail Merge in Dokumenten. Mit der Veröffentlichung von Docs 7.0 stellt ONLYOFFICE den Quellcode der professionellen Bearbeitungsfunktionen vergangener Versionen frei und öffentlich zur Verfügung. Dazu gehören unter anderem Dokumentenvergleich, Inhaltsteuerelemente und Arbeitsblattansichen für Tabellen. Damit verfolgt die Cloud-Office-Lösung einmal mehr ihren konsequenten Open-Source-Ansatz.

ONLYOFFICE Docs ist unter https://www.onlyoffice.com/de/ erhältlich.

Ausfüllbare Formulare für gemeinsame Arbeit an standardisierten Datensätzen

Die neue Version 7.0 von ONLYOFFICE Docs erlaubt es Nutzern, ausfüllbare Formulare von Grund auf neu zu erstellen oder diese in bereits bestehende Dokumente einzuarbeiten. Ebenso stellt ONLYOFFICE auf seiner offiziellen Website fertige Vorlagen zur Verfügung, die Nutzer verwenden können. Die Formulare bieten eine Reihe von Feldern wie Text- und Kombinationsfelder, Dropdown-Listen, Checkboxen sowie Optionsfelder. Darüber hinaus können Nutzer auch Bilder hinzufügen, die den Standard-Inhaltssteuerelementen ähneln, jedoch über erweiterte Feldeigenschaften verfügen. Weiterhin lassen sich die Formulare ganz einfach personalisieren: Rahmen-/Hintergrundfarben können frei angepasst werden und Felder lassen sich verschieben und drehen. Ebenso können Nutzer Tipps und Platzhalter hinzufügen oder die Zeichenanzahl in Textfeldern festlegen. Es ist auch möglich, inhaltlich einander zugehörige Felder zu gruppieren, um diese gleichzeitig ausfüllen zu können.

Ausfüllbare Formulare lassen sich sowohl online als auch lokal bearbeiten. Diese können wahlweise als Standard-PDF-Datei oder als OFORM-Datei gespeichert werden, um diese mit anderen Personen zu teilen oder online zu bearbeiten. Auch das Ausfüllen von unterwegs ist über die kostenlosen Apps für Android- und iOS-Geräte problemlos möglich.

Ausfüllbare Formulare sind sowohl in der Open-Source- als auch in der kommerziellen Version von ONLYOFFICE Workspace verfügbar, sowie in den verschiedenen Integrationen, z.B. für Nextcloud, ownCloud, Confluence, Alfresco oder Nuxeo enthalten.

"Die Grundidee von ONLYOFFICE Forms", erklärt Lev Bannov, CEO von ONLYOFFICE, "besteht darin, den Nutzern die richtigen Hilfsmittel an die Hand zu geben, um die Zeit, die sie für die Erstellung von Standarddokumenten aufwenden, deutlich zu reduzieren und den Prozess der elektronischen Dokumentenverwaltung zu optimieren. ONLYOFFICE wurde mit dem Fokus auf Online-Interaktion entwickelt und bietet alle erforderlichen Tools, um ausfüllbare Formulare online und auf mobilen Geräten zu erstellen und gemeinsam zu bearbeiten. Für die Zukunft planen wir, auch das Signieren von Dokumenten zu ermöglichen, weitere Sicherheitsfunktionen und rollenspezifische Zugriffsrechte hinzuzufügen, die unsere Formulare zu einem unverzichtbaren Werkzeug in Bereichen wie E-Commerce und Urheberrecht machen. Weitere ambitionierte Pläne beinhalten die Implementierung von Blockchain-Technologie und KI, um das Nutzererlebnis zu verbessern."

Passwortschutz und Unterstützung für Abfragetabellen im Tabelleneditor

ONLYOFFICE Docs 7.0 fügt dem Tabelleneditor weitere Sicherheitsoptionen hinzu So können Nutzer auf der neu hinzugefügten Registerkarte “Schutz” nun einzelne Blätter und Arbeitsmappen mit Passwörtern schützen.

Weiterhin integriert ONLYOFFICE mit der neuen Version die Möglichkeit, Abfragetabellen zu öffnen und zu speichern, die Daten aus einer oder mehreren Tabellen kombinieren. Damit lassen sich Daten für Berichte und Analysen effizienter vorbereiten.

Neue Registerkarte "Übergänge" und Unterstützung von Animationen im Präsentationseditor

Nutzer, die zur Bearbeitung von Präsentationen viel mit Übergängen zwischen Folien arbeiten, profitieren besonders von der neuen UI-Anpassung im Präsentationseditor. Unter der neu hinzugefügten Registerkarte “Übergänge” in der oberen Symbolleiste finden Nutzer nun sämtliche Einstellungen zu Übergängen gesammelt an einem Ort. Hier lassen sich verschiedene Übergangstypen auswählen und deren Parameter und Einstellungen mit nur wenigen Klicks anpassen.

Neu ist zudem die Unterstützung von Animationen. Alle in einer Präsentation befindlichen Animationen lassen sich nun bei der Wiedergabe automatisch abspielen. Das Hinzufügen eigener Animationen ist in der neuen Version noch nicht möglich, wird aber für ein späteres Update angekündigt.

Weiterhin können Links und lokale Pfade in Präsentationen nun durch Hyperlinks ersetzt werden. Präsentationen lassen sich zudem unter anderem in den Formaten PNG oder JPG speichern.

Neue Kollaborationsfunktionen, verbesserte Usability und überarbeitetes Mail Merge in Dokumenten

ONLYOFFICE Docs 7.0 fügt weitere Funktionen hinzu, welche die Zusammenarbeit im Team erleichtern. So verfügen Tabellen nun über eine Versionhistorie, über welche Nutzer frühere Entwürfe bei Bedarf wiederherstellen können. Standardmäßig wird jeder Entwurf als eigene Version gespeichert, wenn der letzte Benutzer die Kalkulationstabelle schließt. Außerdem werden bei gemeinsamer Bearbeitung von Tabellen Markierungen unterschiedlicher Nutzer in verschiedenen Farben dargestellt.

In allen Editoren lassen sich nun zusätzlich Kommentare sortieren, was die Abstimmung im Team besonders bei vielen Kommentaren stark vereinfacht. Die Benutzeroberfläche lässt sich weiterhin nun auf 500% skalieren. Außerdem können sich Nutzer ab sofort in allen Editoren Tooltips anzeigen lassen: Per Druck auf die Alt-Taste werden Shortcut-Schaltflächen angezeigt, mit denen sich schnell verschiedene Einstellungen treffen lassen.

Im Dokumenteneditor können Benutzer nun auswählen, ob Links und lokale Pfade automatisch durch Hyperlinks ersetzt werden sollen sowie Daten für Mail Merge aus lokalen Dateien und URLs auswählen.

Neue Skalierungs- und Lokalisierungsoptionen, Integration mit Liferay und kDrive in den Desktop-Editoren

Die Desktop-Editoren bieten nun einen Großteil der Funktionen, die auch in der Online-Version verfügbar sind, wie z. B. die Arbeit mit Formularen, oder Tastenkombinationen für Tooltips. Darüber hinaus erhalten diese jedoch auch einige zusätzliche Funktionen. So ermöglicht beispielsweise eine Skalierung der Benutzeroberfläche auf 125% oder 175% ein bequemeres Arbeiten mit Dokumenten auf verschiedenen Monitoren.

Zusätzlich können Nutzer nun jeden der drei Editoren als eigene Registerkarte in einem Hauptfenster oder aber in einem völlig neuen Fenster öffnen.

Weiterhin erweitert ONLYOFFICE die Liste möglicher Integrationen um die Lösungen kDrive und Liferay, wodurch es möglich wird, Dateien lokal zu bearbeiten.

Zudem erhalten die Desktop-Editoren weitere Sprachoptionen für die Benutzeroberfläche. Folgende Sprachen wurden hinzugefügt: Weißrussisch, Bulgarisch, Katalanisch, Dänisch, Niederländisch, Estnisch, Finnisch, Griechisch, Ungarisch, Indonesisch, Japanisch, Koreanisch, Lettisch, Norwegisch, Rumänisch, Slowenisch, Schwedisch, Türkisch, Ukrainisch, Vietnamesisch und Lao.