Diese 10 Denkfehler in der Außendienstplanung kosten Sie täglich Geld

DENKFEHLER 1: DIE KÜRZESTE ROUTE IST DIE BESTE.

Es liegt nahe: Will der Außendienst viel schaffen, sollte er möglichst kurze Wege nutzen. Bloß: Die kürzeste Route ist nicht automatisch die Schnellste. Je nach Gelände oder Fahrzeug­restrik­tionen kann die Wahl der kürzesten Strecke buchstäblich in eine Sackgasse führen. Unsere Tourenplanungssoftware wählt daher standard­mäßig nicht die kürzeste Route, sondern die Schnellste.

DENKFEHLER 2: DER MITARBEITER, DER AM NAHESTEN DRAN IST, SOLLTE DEN AUFTRAG ERLE­DIGEN.

Wenn ein Auftrag zu erledigen ist, sollte der Außendienstler bzw. Servicetechniker dort hin, der sich in der Nähe befindet. – Klingt sinnvoll, hat aber seine Tücken. Denn: Besitzt er überhaupt die nötigen Skills für den Auftrag? Hat er das passende Werkzeug dabei? Das passende Material? Ist der bzw. die Mitarbeiter*in überhaupt verfügbar? Haben andere gerade Leerlauf und könnten ein­springen? Eine optimale Außendienstplanung berück­sichtigt all das.

DENKFEHLER 3: TERMINPLANUNG GEHT MIT OUTLOOK.

Kann man machen. Wenn man alleine arbeitet. Oder wenn die Terminplanung wenig dynamisch ist. Doch mit der Realität im Außendienst hat das selten etwas zu tun. Termine ver­schieben sich kurz­fristig, fallen aus oder nehmen mehr Zeit in Anspruch als geplant. Gerade wenn Sie im Team arbeiten, ist eine Außendienstplanung mit Outlook zu umständ­lich und wenig flexibel. (Mehr lesen zu den Fallstricken von Outlook.)

DENKFEHLER 4: GOOGLE MAPS UND CO. SIND AUS­REI­CHEND FÜR DIE TOURENPLANUNG.

Online-Routenplaner wie Google Maps sind gute Tools für den Privat­gebrauch. Sie führen uns verläss­lich von A nach B. Doch im pro­fessio­nellen Außendienst ist das zu wenig. Da müssen Sie mehrere (Zwischen-)Stopps planen und mehr berücksich­tigen als nur die Strecken­führung. Zeit­liche Abhän­gig­keiten lassen sich mit den Routenplanern kaum abbilden. Geschweige denn eine komplexe Planung, die die Touren mehrerer Außendienst-Mitarbeiter*innen mit­einander koordi­niert. (Tourenplanung mit Google Maps und Co? Warum das keine gute Idee ist.)

DENKFEHLER 5: BEI EINER GUTEN AUSSENDIENSTPLANUNG WEISS MAN GENAU, WIE DER TAG ABLAUFEN WIRD.

Leider nein. Sie wissen ja, wie es heißt: Kein Plan überlebt den Erstkontakt mit der Realität. Es kommt im Außendienst immer wieder zu plötz­lichen Änderungen, ob durch Kunden­absagen, Notfall­einsätze, krankheits­bedingte Ausfälle oder Ad-hoc-Aufträge. Deshalb dient ein kluges Tourenplanungs-System nicht nur als effi­zientes Planungs­werkzeug, sondern auch als opera­tives Steuerungs-Tool. Unsere Software optimiert laufend in Echtzeit die Außendienstplanung. Zum Beispiel nach einem Auftrags-Update durch den/die Mitarbei­ter*in über die Außendienst-App.

DENKFEHLER 6: DIE ERFAHRUNG DER DISPONENTEN IST DAS A UND O.

Kennen Sie den Overconfidence-Effekt? Es ist leider typisch menschlich, dass wir unser Können und Wissen überschätzen. Klar, Erfahrung in der Außendienstplanung ist ungemein wichtig. Doch unsere Fähig­keiten sind begrenzt. Schon die Aufgabe, die optimale Tour mit 10 Ziel­adressen für nur eine/n Mitarbeiter*in zu ermitteln, übersteigt unser Rechen­vermögen. Denn es existieren in diesem Fall mehr als 3,6 Millionen mögliche Reihen­folgen. Solche Aufgaben können nur smarte Algorith­men lösen.

DENKFEHLER 7: EINE GUTE TOURENPLANUNG OPTIMIERT IMMER DIE KOSTEN UND FAHRTWEGE.

Eine gute Tourenplanung spart Kosten und Kilometer. Doch in vielen Fällen ist der reine Blick auf die Kosten ein Fehler. Zum Beispiel müssen Sie manchmal einen verär­gerten Kunden besänf­tigen und dafür eine eigentlich unrentable Tour mit einplanen. Es ist auch sinnvoll, einen Auftrag, der schnell erreich­bar ist, aber wenig Wert schafft, liegen zu lassen, nämlich wenn Sie statt­dessen einen Auftrag erfüllen können, der zwar mehr Fahrtzeit kostet, aber auch viel mehr Wert schöpft. Eine gute Tourenplanung optimiert nicht nur Ihre Kosten, sondern maximiert auch Ihre reali­sierten Auftrags­werte.

DENKFEHLER 8: TOURENPLANUNG GEHT AUS DEM ERP- ODER CRM-SYSTEM HERAUS.

Jein. Es gibt zwar ERP- und CRM-Systeme, in die Funk­tionen für die Außendienstplanung integriert sind. Doch der Hauptfokus von ERP- und CRM-Systemen liegt nicht auf der Tourenplanung. Eigen­ständige Best-of-Breed-Lösungen sind den ERP- und CRM-Features für die Tourenplanung meist überlegen. Und durch Schnitt­stellen lassen sie sich leicht an die führenden Systeme anschließen, wie im Falle unserer Software durch eine Anbin­dung an beispiels­weise SAP und Microsoft Dynamics.

DENKFEHLER 9: EINE AUTOMATISCHE PLANUNG NIMMT MIR DIE ENT­SCHEI­DUNGS­HOHEIT WEG.

Bei unserer Software FLS VISITOUR können Sie zwischen einer manuellen, halbauto­matischen und vollautoma­tischen Termin- und Tourenplanung auswählen. Doch selbst bei der vollauto­matischen Variante entscheiden am Ende Sie über die tatsäch­liche Tagesge­staltung Ihres Außendiensts. Das System ist eine smarte Hilfe, kein starres Bevormun­dungs-Tool. Sie können jederzeit ein­greifen, Aufträge fixieren und ver­schieben. Außerdem arbeitet die Software genau nach Ihren unter­neh­mens­spezi­fischen Vorgaben.

DENKFEHLER 10: HOCHPREISIGE SOFTWARE IST TEUER.

Was heißt das denn? Nun, bei der ersten Preisindi­ka­tion von professio­nellen Lösungen für die Außendienstplanung schlucken viele erst einmal. Eine stolze Summe. Aber rechnen Sie dagegen, was sie durch eine wirklich gute Tourenoptimierung an Kosten, Aufwand, Fahrzeit und CO2 ein­sparen. Pro­fessio­nelle Lösungen sind rentabel und amorti­sieren sich schnell. Denkfehler nicht.

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