Unterschleißheim ist die größte Ortschaft im Landkreis München und für rund 30.000 Einwohnerinnen und Einwohner attraktiver Lebensmittelpunkt. Die Wurzeln des gewachsenen Orts reichen bis ins Jahr 785 zurück. Im Jahr 2000 wurde Unterschleißheim zur Stadt erhoben und ist heute eine reizvolle Mischung aus moderner Kommune, traditionsreicher Heimat und internationalem Wirtschaftsstandort.
Mit einer gewachsenen IT-Infrastruktur mit Windows-Clients und zwei intern betriebenen Exchange-Servern war der Aufwand für das Client-Management und insgesamt die Administration der IT in Unterschleißheim bislang sehr hoch. Zudem war das bisherige Lizenzierungsmodell mit einer dreijährigen Bindung in einem Enterprise-Agreement-Vertrag wenig flexibel. Die Stadtverwaltung wollte moderner, flexibler und mobiler werden, um den Anforderungen an die Digitalisierung der Verwaltung gewachsen zu sein. Die IT sollte dafür die Mittel liefern.
Sicherheit im Fokus
Oberste Priorität bei der gesamten Umstellung der IT lag für die Stadt Unterschleißheim auf der Sicherheit von Daten und IT-Infrastruktur. Neben der Sicherung der Endgeräte – auch um mobiles Arbeiten zu ermöglichen – stand insbesondere der Datenschutz im Vordergrund sowie verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen für die Erfüllung von Compliance- und Sicherheitsrichtlinien, beispielsweise der EU-DSGVO.
Darüber hinaus wünschte sich die Kommune von der neuen IT-Infrastruktur mehr Flexibilität, Skalierbarkeit und Effizienz. Die Administration sollte durch moderne Konzepte, Automatisierung und verwaltungsweite Policies deutlich vereinfacht und bestimmte Aufgaben dadurch auch beschleunigt werden.
Schritt für Schritt vollzog Unterschleißheim mit Unterstützung der abtis den Wechsel von einer relativ starren hin zu einer dynamischen Arbeitsumgebung. Nach der Anschaffung von neuer Hardware, der Umstellung der Clients auf Windows 10 und der Einführung des Mobile Device Managements (MDM) auf Basis von Microsoft Intune ging es an die Umsetzung der Prozesse: Mit der Einführung von Microsoft 365 konnten die eigenen Exchange-Server durch Exchange Online abgelöst und die Postfächer umgezogen werden. Der Zugriff auf häufig genutzte interne Arbeitsunterlagen und Dokumente erfolgt nun unkompliziert über OneDrive und SharePoint. Datenbanken und File-Server mit Bürgerdaten verbleiben aus Datenschutzgründen sicher on-premises. Microsoft Teams wird vollumfänglich als Collaboration-Plattform und zur Kommunikation genutzt. Unternehmensweite Policies und ein automatisiertes Client Lifecycle Management (CLM) sorgen dafür, dass sämtliche Geräte immer die aktuellen Patches inkl. neuer BIOS-Updates aufgespielt bekommen und neue Geräte innerhalb kürzester Zeit in Betrieb genommen werden können.
Das reduziert den Aufwand für die Administration enorm: „Heute steht ein neuer mobiler Arbeitsplatz in weniger als einer Stunde“, erklärt Christian Brenner, IT-Leiter und Sachgebietsleiter der Stadt Unterschleißheim. „Auch der Aufwand für den Wechsel von Geräten – beispielsweise Diensthandys – hat sich mittlerweile halbiert.“
Flexible Skalierbarkeit und Kostenersparnis dank neuem Lizenzmodell
Ein weiterer wichtiger Schritt war die Überführung des Enterprise-Agreement-Lizenzmodells in das Cloud-Solution-Provider-Modell (CSP). Neue Lizenzen können so flexibel skalierbar ganz einfach im abtis-Store nach Bedarf tagesaktuell hinzugebucht oder wieder abgemeldet werden. Das ist nicht nur praktisch, sondern auch günstiger als die bisherige Lösung.
Heute ist die Hälfte aller Clients mobil, die Kommunikation und die Arbeit mit sicherem Zugriff auf alle benötigten Daten im Homeoffice oder von unterwegs aus selbstverständlich. Zugleich hat sich der Aufwand für die Administration deutlich reduziert. Die anfängliche Skepsis gegenüber den neuen Arbeitsmethoden hat sich bei den Beschäftigten inzwischen aufgelöst, da sie deren Mehrwert und die Zeitersparnis schnell erkannt haben.
„Das Arbeiten mit Microsoft Teams hilft uns im Rathaus gerade jetzt während der Corona-Pandemie sehr, um die Kommunikation und Abstimmung bei den vielen kommunalen Projekten bestmöglich bewältigen zu können“, ergänzt Christoph Böck, 1. Bürgermeister der Stadt Unterschleißheim. „Auch ich nutze Teams gerne und schätze vor allem die Verfügbarkeit aller wichtigen Daten auf allen Geräten – auch auf dem Mobiltelefon.“
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