Möbel RIEGER optimiert interne Verwaltung mit DMS von PROXESS

Die Möbel RIEGER GmbH & Co. KG verfügt über sieben Möbelhäuser in Deutschland mit rund 1.500 Mitarbeiter*innen. Um die Kommunikation zwischen den einzelnen Filialen zu optimieren sowie die internen Verwaltungsprozesse transparenter und effizienter zu gestalten, entschied sich RIEGER, ein DMS einzuführen. Die IT-Anforderungen waren hoch: Es galt, die Dokumente aus sieben Standorten auf einer zentralen Plattform zusammenfließen zu lassen und die Dokumentenprozesse in den verschiedenen Organisationseinheiten zu verknüpfen.

PROXESS verfügt über Standardschnittstellen zu den Softwarelösungen der SHD AG — führender Anbieter für IT-Lösungen und Dienstleistungen für die Möbel- und Küchenbranche —, die bei Möbel RIEGER erfolgreich im Einsatz sind. Aufgrund der hervorragenden Integration entschied sich das Unternehmen für die Lösungen von PROXESS. „Wir wurden sehr gut und vor allem vorausschauend unterstützt bei der geplanten Umsetzung durch die Mitarbeiter*innen von PROXESS“, beschreibt Torben Boockmann, Leiter Organisation bei Möbel RIEGER GmbH & Co. KG, die Projektarbeit. „Hier lief alles Hand in Hand und die einzelnen Umsetzungsschritte wurden bestmöglich in unsere vorhandenen Prozesse integriert.“ PROXESS ist bei Möbel RIEGER als maßgeschneiderte Cloud-Lösung implementiert. Der Zugriff erfolgt dezentral und browserbasiert über den PROXESS Web Client. So ist für jede*n User*in der dezentrale Zugang zu archivierten Dokumenten aller Standorte möglich.

Die Lösung von PROXESS hat bei Möbel RIEGER durch die Automatisierung von Standardprozessen für erhebliche Zeitersparnis, Entlastung der Mitarbeiter*innen von manuellen Aufgaben, einen transparenten Überblick über Unternehmensprozesse sowie effizientere Arbeitsabläufe gesorgt. Die E-Mails aus 1.350 E-Mail-Postfächern des Möbelhändlers werden mittels serverbasierter E-Mail-Archivierung sicher und gesetzeskonform archiviert. Waren- und Kostenrechnungen werden digital verarbeitet und über zentrale Schnittstellen an die integrierte Buchhaltungssoftware übergeben. „Bei einer Rechnung, die im Workflow verarbeitet wird, kann man jederzeit den Status beauskunften bzw. überwachen. Somit ist immer gewährleistet, dass keine Rechnung liegenbleibt und versehentlich unbearbeitet bleibt“, lobt Boockmann das Modul „Eingangsrechnungsworkflow“. Durch die komplette Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung werden zudem Fehler minimiert. Die PROXESS-Belegerkennung liest eingehende Auftragsbestätigungen aus, gibt sie zur Weiterverarbeitung an den „AB-Scanner“ von SHD und archiviert neben der Standardversion eine Kopie mit geschwärzten Preisinformationen zum entsprechenden Vorgang. Auch EDI-Rechnungen und digitale Lieferscheine, deren Verarbeitung mit externen Tools erfolgt, werden anschließend im PROXESS-Archiv an den jeweiligen Vorgang angehängt. So sind sie jederzeit schnell einsehbar, was sowohl den Kundenservice als auch die Zusammenarbeit mit Partner*innen optimiert.

Die Implementierung der PROXESS-Lösungen war ein voller Erfolg. „Die Einführung von PROXESS hat uns im Bereich der Digitalisierung schnell in ein neues Zeitalter katapultiert“, resümiert Boockmann. „Niemand kann und möchte mehr darauf verzichten.“ Entsprechend liegt die digitale Archivierungsquote aller Vorgänge von RIEGER bei sportlichen 99 %.