Case Study – Gemeinnützige Hertie-Stiftung senkt IT-Kosten & Aufwand mit digitalen Arbeitsplätzen um 30%

Wie kamen die Kosteneinsparungen bei dem Cloud-Projekt der GHST zustande? Jan Filip, Geschäftsführer der SINOVO business solutions GmbH erklärt „Beim IT-Betrieb in der Cloud schlummern die Einsparpotenziale im Wesentlichen hier:

1. Keine Investitionskosten: Durch das Mieten der digitalen Arbeitsplätze entfallen hohe Anfangsinvestitionskosten in Software und Hardware. So werden IT-Investitionskosten zu kalkulierbaren Betriebskosten.
2. Kosteneinsparungen bei Hardware und Energie: Da zur Speicherung von Dokumenten, E-Mails oder Webseiten keine lokalen Server nötig sind, sondern Cloud-Server "gemietet" werden, ist es möglich Kosten für Serverhardware und Energie zu sparen. Dank des „Pay-as-you-go“-Preismodells der Anbieter von Cloud-Servern verursachen nur die Cloud-Dienste Kosten, die wirklich genutzt werden. Cloud-Dienste sind z.B. E-Mail-Services oder Datensicherung über Datenbanken.
3. Wirtschaftliche Updates der IT: Es ist nicht mehr nötig ständig in neueste Hardware und Technologie investieren, um die IT-Infrastruktur zu modernisieren. Updates werden automatisch im laufenden Betrieb durchgeführt, so dass die IT immer auf dem neuesten Stand ist.
4. Problemlose Erhöhung oder Reduzierung von digitalen Arbeitsplätzen: Je nachdem wie sich Mitarbeiterzahlen entwickeln, können die "gemieteten" digitalen Arbeitsplätze jederzeit problemlos hinzugefügt oder entfernt werden. Es gilt das Pay-as-you-use-Prinzip“.

Belegbarer Kundennutzen

Die für die GHST eingeführte Cloud-Computing-Lösung ermöglicht es jederzeit und überall bequem über ein Netz auf einen geteilten Pool von konfigurierbaren Rechnerressourcen (z. B. Netze, Server, Speichersysteme, Anwendungen und Dienste) zuzugreifen, die schnell und mit minimalem Managementaufwand zur Verfügung gestellt werden können.

Die Serverressourcen liegen in einem Pool vor, aus dem sich viele Anwender bedienen können. Die Services können schnell und elastisch zur Verfügung gestellt werden. Die Ressourcennutzung kann gemessen und überwacht werden und entsprechend bemessen den Cloud-Anwendern zur Verfügung gestellt werden.

Frank Schmidt, Leiter IT-Management der GHST, bestätigt: „Das bedeutet für uns verschiedene Möglichkeiten zur Optimierung der Nutzung der Anwendungen für unsere Mitarbeiter und insgesamt eine Kostenoptimierung für unsere Stiftung. Die eingesparten Gelder können wir seit der Umstellung in die Cloud viel sinnvoller in die inhaltliche Arbeit in unseren beiden Leitthemen Gehirn erforschen und Demokratie stärken einbringen.“

Aufgabenstellung im Projekt

SINOVO sollte, laut Aufgabenstellung im Projekt, die Infrastruktur des vorherigen Dienstleisters der GHST übernehmen und die Systeme in die Cloud zu Microsoft Azure portieren. Das hat SINOVO getan. Zusätzlich sollte die Stiftungsmanagementlösung betrieben und die Anwender aller Servicebereiche betreut werden.

Lösung in drei Schritten

SINOVO hat die neuen Anforderungen an das neue IT-Infrastrukturkonzept mit der GHST abgestimmt und anschließend eine Lösung in drei Schritten umgesetzt.

1. Verschiebung der IT-Infrastruktur und digitalen Arbeitsplätze in die Cloud

• Aufbau der Serverinfrastruktur im Cloud-Rechenzentrum von Microsoft Azure und Bereitstellung der Serverkapazitäten für den Serverbetrieb sowie Installation und Einrichtung von zentralen Security- und Virenschutzmodulen.
• Austausch der aktuellen lokalen Server und Endgeräte sowie Rollout von Notebooks für alle Mitarbeiter der GHST.
• WAN-Infrastruktur mit VPN-Anbindung der Standorte der GHST.
• Serviceinitialisierung, Reporting, Dokumentation, Redaktion eines Betriebshandbuchs.
• Einrichtung der Remote- und Service-Desk-Umgebung.
• Transition der physikalischen Telefonanlagen in Cloud-Anlagen.
• Arbeitsplatz-/Client-Rollout inkl. Schulung der neuen Hard- und Software für die Mitarbeiter.

2. IT-Infrastrukturbetrieb in der Cloud

• Hosting: Betrieb in einem hochsicheren Rechenzentrum, Rechenleistung, Speicherung, Datensicherung, Security Services, zentraler Remote Service.
  Application Operation, Basisbetrieb und Monitoring von Anwendungen.
• Desktop Services: Durchführung von Hardware-Rollout.
• Einrichtung von Single Sign-on für die einmalige Anmeldung von Mitarbeitern an allen Systemen sowie für geringeren Administrationsaufwand der IT.
• Transition: Austausch der PC-Endgeräte durch Notebooks für alle Mitarbeiter, Bereitstellung der Netzanbindung, Aufbau und Einrichtung der Hosting-Umgebung, Installation und Einrichtung von zentralen Security- und Virenschutzmodulen, Konsolidierung der Mail-Services aller Unternehmensbereiche, Schulung der Mitarbeiter.
• Cloud Services: Betrieb der Microsoft-Cloud.
• Telefonie: Betrieb eines Cloud-Telekommunikationssystems inkl. der Steuerung des Telekommunikationsanbieters über einen zentralen Service Desk.
• WAN-Anbindung: Bereitstellung und Management von redundanten WAN-Anbindungen inkl.
• Steuerung der Provider.

3. Anwender-Support mit Service Desk

• Service Desk: Bereitstellung eines zentralen Service Desk zur Anwenderbetreuung und als Schnittstelle zu Drittdienstleistern.

Zusammenarbeit mit der GHST seit gut fünf Jahren

SINOVO verwaltet die IT-Infrastruktur und unterstützt die Mitarbeiter der GHST in allen IT-Belangen jetzt schon seit gut fünf Jahren.

Jan Filip erklärt zur langjährigen Kundenbeziehung mit der GHST folgendes: „Unser technisches Wissen kombinieren wir immer mit praktischer Erfahrung. So können wir Kunden praxisorientierte und schlanke Lösungen anbieten.

Außerdem können unsere Kunden sicher sein, dass wir nach hohen Qualitätsstandards arbeiteten. Wir lassen uns regelmäßig auditieren und unser Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 re-zertifizieren. Wir sind auch Gold zertifizierter Microsoft-Partner im Cloud-Bereich. Das Projekt der GHST ist ein Projekt in der Microsoft-Cloud“.

Die Gemeinnützige Hertie-Stiftung

Die Arbeit der Hertie-Stiftung konzentriert sich auf zwei Leitthemen: Gehirn erforschen und Demokratie stärken. Die Projekte der Stiftung setzen modellhafte Impulse innerhalb dieser Themen. Im Fokus stehen dabei immer der Mensch und die konkrete Verbesserung seiner Lebensbedingungen.
Die Gemeinnützige Hertie-Stiftung wurde 1974 von den Erben des Kaufhausinhabers Georg Karg ins Leben gerufen und ist heute eine der größten weltanschaulich unabhängigen und unternehmerisch
ungebundenen Stiftungen in Deutschland.

www.ghst.de