Lückenlose Auto-Archivierung von Geschäftsdokumenten

Über den im ERP-System eingestellten Automatismus wird für den jeweiligen Geschäftsvorgang – beispielsweise das Erstellen einer Ausgangsrechnung – parallel zum Druckprozess die Erzeugung eine PDF/A-Dokuments angestoßen. Das Druckdokument wird als digitales Abbild in elektronischer Form revisionssicher zum jeweiligen Geschäftsvorgang archiviert. Der digitale Zwilling des ausgedruckten Dokuments bleibt dabei fest mit dem Geschäftsvorgang verbunden.

Mit diesem automatischen Verfahren zur elektronischen Archivierung ist gewährleistet, dass alle Dokumente lückenlos im Datentresor des Enterprise-Data-Managementsystem landen. Zugleich ist sichergestellt, dass die schreibgeschützten Dokumente die Anforderungen der GoDB erfüllen. Die Kopplung des ERP-Systems EVOcompetition mit der EDM-Software EVOjetstream gewährleistet einen durchgängigen Datenstrom ohne zusätzliche Schnittstellen. Und sie schafft die Voraussetzung dafür, dass auch bei späteren Änderungen im ERP-System bereits versendete Dokumente schreibgeschützt und revisionssicher abgelegt sind.

Die Verfügbarkeit der elektronischen Aufzeichnungen ist über alle Prozesse und Bereiche hinweg gesichert und steigert die Effizienz und Transparenz. Da dies digital und automatisiert erfolgt, geht das Unternehmen einen konkreten Schritt in Richtung „papierloser Belegfluss“. Und wenn Dokumente für behördliche Anfragen oder eine Steuerprüfung benötigt werden, sind sie gleich zur Hand und müssen nicht erst unter Zeitdruck in Aktenschränken gesucht werden.

Der Anwender kann dabei selbst entscheiden, welche Druckdateien und Dokumente automatisch elektronisch archiviert werden. Somit vermeidet er die unnötige Belegung von Speicherplatz. Bei der Entscheidung, welche Dokumente im Einzelfall zu archivieren sind, unterstützen die EVO-Berater bei Bedarf die Kunden.

In jedem Fall bietet die automatische Archivierung insbesondere KMUs einen einfachen Einstieg, die Idee eines weitgehend digitalisierten Unternehmens in die Praxis umzusetzen. Ein weiterer ganz praktischer Nutzen: Das Unternehmen erfüllt auf einfache Art und Weise die Pflicht zur GoBD-konformen Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen in elektronischer Form.