Nachhaltigkeit im Home Office – Pflicht und Kür beim Arbeiten von zu Hause

Corona hat für viele Unternehmen den Arbeitsalltag massiv durcheinandergebracht. Gewohntes Arbeiten ist in vielen Branchen seit bald einem Jahr nur streckenweise möglich. In vielen Fällen überwiegen täglich neue, oft unvorhersehbare Veränderungen, durch neue Vorschriften oder individuelle Entwicklungen. Ein Aspekt, der schon früh in der Geschichte dieser Pandemie in vielen Unternehmen an Bedeutung gewonnen hat, ist das Arbeiten im Home Office. Während einige Unternehmen schon vor Corona damit begonnen hatten, Mitarbeitern das Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen, wehren sich andere bis heute nach Kräften gegen diese Strategie. Dabei spielen zwei Faktoren eine wesentliche Rolle: die Angst oder sogar das Wissen, den technischen Voraussetzungen nicht gewachsen zu sein sowie die Befürchtung von Einbußen in der Arbeitsqualität. Während letztere vor allen Dingen eine Frage des Vertrauensverhältnis ist, lassen sich technische Voraussetzungen meist mit etwas Engagement schaffen.

Durch die aktuelle Entscheidung der Bundesregierung, über die Arbeitsschutzverordnung Unternehmen letztlich dazu zu zwingen, Mitarbeiter wo möglich ins Home Office zu schicken, nimmt ihnen gewissermaßen das Heft aus der Hand. Viele Unternehmen stehen nun unter Druck und müssen schnellstmöglich Bedingungen schaffen, die das Arbeiten im Home Office ermöglichen. Dabei sollten Arbeitgeber jetzt Chancen nutzen und Mehrwert erkennen. Das Arbeiten im Home Office muss keine Notlösung sein, sondern präsentiert sich mit der passenden Strategie und den richtigen IT-Lösungen als echte nachhaltige Alternative.

„Grundvoraussetzung für effektives, effizientes und letztlich nachhaltiges Arbeiten im Home Office ist die individuell passende IT-Infrastruktur“, weiß Marc Eberhart, Geschäftsführer der E-PROJECTA GmbH. „Je weiter in Unternehmen die Digitalisierung fortgeschritten ist, desto leichter ist es, Prozesse ortsunabhängig vernetzt zu betreiben.“

Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen ist zudem ein Faktor, durch den das Arbeiten im Home Office auch aus dem Blickwinkel der Nachhaltigkeit sinnvoll ist. Im Unternehmensalltag ist zum Beispiel das papierlose Büro in vielen Fällen bis heute eine unerreichte Idealvorstellung. Arbeiten Unternehmen jedoch überwiegend mit Mitarbeitern im Home Office, sind papierlose Prozesse unverzichtbar. Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist für diese Fälle eine wichtige Grundlage. Nur so ist gewährleistet, dass Mitarbeiter ortsunabhängig Zugriff auf wichtige Dokumente haben, die in vielen Fällen bis heute in Aktenschränken ruhen. Gleiches gilt für Kundendaten, die ebenfalls für jeden Mitarbeiter jederzeit einsehbar und bei Bedarf in Echtzeit anpassbar sein müssen. Diese Voraussetzungen erfüllt ein zeitgemäßes Cutomer Relationship Management System (CRM).

Wo diese Voraussetzungen gegeben sind, schonen Unternehmen nicht nur durch den deutlich reduzierten Einsatz von Papier und Druckern die Umwelt, sie ersparen ihren Mitarbeitern auch Arbeitswege und verbessern über die Reduzierung des Berufsverkehrs ebenfalls ihre Umweltbilanz.

Ein zentrales Element der Arbeit im Home Office sind Kommunikationslösungen. Da der „kleine Dienstweg“ entfällt und auch Geschäftsreisen weitgehend vermieden werden sollen, bietet die Online-Kommunikation eine sinnvolle Alternative. Neben Video-Konferenz-Lösungen wie Microsoft Teams als Bestandteil von MS Office 365 sind individuelle Telefonanlagen eine Voraussetzung, um insbesondere die Kundenkommunikation reibungslos auch aus dem Home Office aufrecht zu erhalten.

„Gerade kleine und kleine mittelständische Unternehmen fürchten den technischen Aufwand, der mit dem ortsunabhängigen Arbeiten verbunden ist“, weiß Marc Eberhard. „Eigene IT-Infrastruktur zu schaffen, zum Beispiel Server bereitzustellen, ist für sie ein unverhältnismäßiger Aufwand. Gerade die zentrale Speicherung und Verfügbarkeit von Software und Daten ist jedoch ein Kernelement für Effizienz und Nachhaltigkeit. Eine lokale Datenspeicherung, zum Beispiel auf Datenträgern im Homeoffice, ist dagegen unpraktisch, unsicher und alles andere als nachhaltig.“

Für viele Unternehmen sind Cloudlösungen deshalb im Home Office unverzichtbar. Sowohl Daten als auch Anwendungen stehen so ortsunabhängig zur Verfügung und entlasten die lokale Hardware sowie deren Stromverbrauch.

„Als mittelständische IT-Systemhaus können wir Unternehmen dabei unterstützen, die passenden effizienten und nachhaltigen Lösungen für die Home Office Strategie zu finden“, verspricht Marc Eberhard. „Dabei stützen wir uns sowohl auf bewährte Produkte, wie Microsoft Office 365 als auch auf individuelle Lösungen. Allem voran verstehen wir uns jedoch als externe IT-Abteilung unserer Kunden, die wir bei der Herausforderung Home Office und Nachhaltigkeit umfassend beraten und unterstützen können.“