Rechnungs-Pflicht: Bundesdruckerei stellt neue Plattform für Rechnungsversand an öffentliche Verwaltung und Privatwirtschaft bereit

• Ab 27. November: Pflicht für Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand elektronischer Rechnungen im Format XRechnung
• Wichtiger Schritt zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung
• Bundesdruckerei bietet neue Plattform VPX für alle Institutionen, die nicht für die ZRE oder OZG-RE zugelassen sind

Ab 27. November sind alle Lieferanten und Dienstleister des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu übermitteln – und zwar in einem normkonformen XML-Standard: als sogenannte XRechnung. „Dienstleister und Lieferanten der öffentlichen Verwaltung müssen sich jetzt bei den Rechnungseingangsportalen registrieren und ihre Systeme für XRechnung fit machen – Rechnungen per Briefpost oder in anderen Formaten wie PDF können bald laut Gesetz abgelehnt werden“, sagt Jochen Felsner, Geschäftsfeldleiter für sichere Datenlösungen bei der Bundesdruckerei.

Grundlage für den Umstieg ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU: Die Behörden in den EU-Staaten müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten. Die E-Rechnungs-Verordnung (ERechV) gibt die Umsetzungsfrist für alle Dienstleister des Bundes vor. Demnach dürfen Unternehmen und Dienstleister ihre Rechnungen jenseits von 1.000 Euro nur noch in einem strukturierten elektronischen Format gemäß EN 16931 geltend machen. Als Standard in Deutschland wurde das Format XRechnung von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) definiert.

Es gibt zwei maßgebliche Rechnungseingangsportale auf Bundesebene: die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) für alle obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane sowie die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) für die mittelbare Bundesverwaltung und teilnehmende Bundesländer. Die neue Plattform VPX der Bundesdruckerei ist für Institutionen gedacht, die zwar gesetzlich zum Empfang von elektronischen Rechnungen verpflichtet sind, jedoch an den Plattformen des Bundes nicht teilnehmen können oder dürfen. Ein Beispiel sind die Krankenkassen: Als öffentliche Einrichtungen sind sie gesetzlich zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, können jedoch aus vergaberechtlichen Gründen nicht an den Plattformen ZRE oder OZG-RE teilnehmen. „Das Angebot VPX der Bundesdruckerei richtet sich insbesondere an Krankenkassen sowie an öffentliche Auftraggeber, die eine Rechnungseingangsplattform anbieten wollen, in deren Bundesländern jedoch keine einheitlichen Regularien vorgeschrieben sind“, sagt Felsner.

Generelles Ziel der Umstellung ist, die papierbasierte Rechnungsbearbeitung in der Verwaltung durch einen elektronischen Rechnungseingang und einen möglichst einheitlichen digitalen Bearbeitungsprozess abzulösen und so die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung voranzubringen. „Zudem gibt es auch einen Digitalisierungsschub bei vielen privaten Unternehmen, die nun zur Umstellung gezwungen sind“, so Felsner. Hier gibt es für deutsche Unternehmen noch viel zu tun: Laut Bitkom Digital Office Index 2020 setzen fast zwei Drittel der befragten Unternehmen das Portable Document Format (PDF) als elektronisches Rechnungsformat ein, nur rund 10 Prozent die XRechnung und weitere 15 Prozent ein anderes XRechnungs-kompatibles Format wie ZUGFeRD.

Dabei hat der elektronische Rechnungsversand viele Vorteile für die Rechnungsversender:

• Weniger Kosten, hohe Effizienzgewinne: Mit einer automatisierten elektronischen Rechnungsverarbeitung lassen sich im Vergleich zu einer papierbasierten Lösung zwischen 60 und 70 Prozent an Kosten sparen. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie des E-Rechnungsspezialisten Billentis. Gleichzeitig werden Geschäftstransaktionen beschleunigt und Fehler bei der manuellen Rechnungseingabe deutlich reduziert.
• Kostenlose Registrierung und Nutzung: Der Versender kann sich kostenlos auf den Plattformen registrieren und seine Rechnungen via Upload, E-Mail oder über die europäische PEPPOL-Infrastruktur an den Empfänger zustellen. Für den Versender ist der Versand der E-Rechnung kostenlos, die Kosten trägt der Empfänger.
• Gesamteuropäisch einsetzbar: Elektronische Rechnungen gemäß dem Standard EN 16931 lassen sich über Deutschland hinaus auch im europäischen Rahmen nutzen. In Frankreich, Spanien und Portugal gelten ähnliche gesetzliche Regelungen wie hierzulande. Dänemark, Schweden und Finnland haben vor der EU-Richtlinie bereits auf den elektronischen Rechnungsverkehr zwischen öffentlicher Verwaltung und Privatwirtschaft umgestellt. Europäischer Vorreiter ist Italien, das als erstes EU-Mitglied die elektronische Rechnungsstellung auch zwischen privaten Unternehmen vorschreibt.

Weitere Informationen zum Angebot der Bundesdruckerei und ein Factsheet zur XRechnung finden Sie auf unserer Website.