Paulig automatisiert Auftragsverarbeitungsprozess mit Esker

Die Auftragsverarbeitung ist ein wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit von Paulig. Aber für Unternehmen wie Paulig, die verderbliche Produkte herstellen und vertreiben, sind Geschwindigkeit und Genauigkeit in der Lieferkette entscheidend. Durch die Automatisierung der Auftragsverarbeitung mit Esker hat Paulig die Geschwindigkeit und Effizienz seines Auftragsverarbeitungsprozesses verbessert. Aufträge aus mehreren Ländern (darunter Belgien, Frankreich und das Vereinigte Königreich) werden nun elektronisch verarbeitet, verwaltet und archiviert. Dadurch wird der gesamte Zyklus für alle Beteiligten verschlankt. Außerdem wurden die benutzerfreundliche Lösung und die Benutzeroberfläche von Esker vom Kundenservice und von den Benutzern sehr gut angenommen.

Angesichts der Tatsache, dass viele Kunden entweder nicht an einer Umstellung auf EDI interessiert waren oder das Auftragsvolumen zu gering war, um in EDI zu investieren, benötigte Paulig eine flexible Lösung, um ihre individuellen Anforderungen und Auftragsformularvorlagen abzubilden. Der Kundenservice wollte die Aufträge selbst ohne Zutun der Kunden abwickeln. Man wollte zudem von den Kunden nicht verlangen, ihre Vorlagen anzupassen. Mit Esker war das kein Problem.

„Ein Schlüsselfaktor bei unserer Entscheidung, mit Esker zusammenzuarbeiten, war der Reifegrad des Unternehmens und der Technologie“, erklärt Pieter Vandecaveye, Projektmanager bei Paulig. „Die Lösung von Esker erfüllte unsere Anforderungen deutlich besser als die Lösungen der anderen Anbieter, die wir uns angesehen hatten.“

Vorteile der automatisierten Auftragsverarbeitung

Nach nur sechs Monaten der Lösungsimplementierung ist Paulig auf dem besten Weg, sein Ziel der Automatisierung von jährlich 17.000 Fax- und E-Mail-Aufträgen zu erreichen.

Das Unternehmen hat zahlreiche Vorteile realisiert, darunter:

• Schlankes Wachstum: Wachsende Auftragsvolumina können ohne Personalaufstockung bewältigt werden.
• Schnellere Auftragsverarbeitung: Aufträge werden im Schnitt in weniger als einer Minute in das ERP-System eingegeben.
• Geschäftskontinuität: Die cloud-basierte Lösung ist auch für das Arbeiten aus der Ferne geeignet, erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt für Kontinuität, wenn Mitarbeiter im Urlaub sind.
• Verbesserter Kundenservice: Die Verfügbarkeit für Anfragen und Anrufe von Kunden sowie für die Angebotserstellung u. ä. ist deutlich höher.
• Elektronische Archivierung: Aufträge werden elektronisch archiviert, mit dem ERP verlinkt und sind leicht zugänglich.

„Die Esker-Lösung zur Auftragsverarbeitung ist schnell zu einem integralen Bestandteil der Arbeit meines Teams geworden“, so Nathalie Vandeburie, Customer Service Manager bei Paulig. „Sie hat es uns ermöglicht, die Auftragsverarbeitung zu vereinfachen und Kontinuität zu gewährleisten.“

Geschäftskontinuität

Eskers kontinuierlich einsatzbereite Cloud-Plattform und -Infrastruktur haben es Paulig ermöglicht, die Geschäftskontinuität auch in der Corona-Pandemie aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Mitarbeiter ins Home-Office zu schicken. Der Kundenservice konnte den Betrieb weiterführen und Aufträge mit der Gewissheit bearbeiten, dass jeder Auftrag in die Lösung von Esker aufgenommen wurde und keine Aufträge verloren gingen.

Nach dem erfolgreichen Projektstart in Belgien plant Paulig, die Auftragsverarbeitungslösung von Esker auch auf die schwedische Paulig-Marke Santa Maria auszuweiten.

Über Paulig

Paulig ist ein familiengeführtes Food & Beverage-Unternehmen, das auf eine neue, nachhaltige Lebensmittelkultur setzt, die sowohl den Menschen als auch dem Planeten zu Gute kommt. Paulig bietet alles, was schmackhaft ist: Kaffee und Getränke, Tex-Mex und Gewürze, Snacks und pflanzliche Produkte. Zu den Marken des Unternehmens zählen Paulig, Santa Maria, Risenta, Gold&Green und Poco Loco. Der Umsatz von Paulig belief sich 2019 auf 921 Mio. Euro. Das Unternehmen beschäftigt über 2.000 engagierte Mitarbeiter in 13 Ländern, die rund um die Uhr getreu dem Motto Für ein Leben voller Geschmack arbeiten. Paulig möchte an der Spitze des Wandels stehen, denn man weiß, dass Geschmack der Schlüssel zu einer besseren Welt ist.