SAP®-Schnittstelle von ELO setzt neue Maßstäbe bei der Prozessautomatisierung

Die Produktreihe ELO for SAP® ERP bietet SAP-Anwendern einen komfortablen Zugang zur ELO ECM Suite: Sie setzt sich zusammen aus der Schnittstelle ELO WebDAV for SAP® ILM, die bei der EU-DSGVO-konformen Datenarchivierung unterstützt und der ELO Suite for SAP ArchiveLink®. Diese deckt das komplette Spektrum an ECM-Funktionalitäten innerhalb des SAP-Systems mit nur drei Bausteinen ab. Hierzu gehört die Basis ELO Smart Link for SAP® ERP, mit der SAP-Belege in ELO archiviert und verknüpft werden; die ELO Toolbox for SAP® ERP, mit der weitere Dokumentenanlagen direkt beim SAP-Beleg abgelegt werden; und das ELO Connectivity Pack for SAP® ERP, das mit seinem Indexdownload Metadaten für SAP-Belege automatisiert einträgt und über die Funktion „Datatransfer“ Daten gesammelt an das SAP-System übergibt, um dort zum Beispiel einen Buchungsprozess auszulösen.

Optimiert wurde jüngst die Toolbox, die nun die Funktion des automatischen Verknüpfens innehat: In ELO abgelegte Dokumente werden jetzt direkt in der SAP-Anlagenliste des entsprechenden Objekts verknüpft. Dies war zuvor nur mit individuellen und manuellen Anpassungen möglich, da die Systeme an dieser Stelle noch nicht kommuniziert hatten. ELO bietet dies im Standard an und garantiert den Anwendern damit eine enorme Kosten- und Zeitersparnis. Gleichzeitig erhöht die neue Funktion auch den Datenschutz, denn damit wird die DSGVO-konforme Datenverwaltung ebenfalls deutlich einfacher: Löscht man personenbezogene Daten im Speicher des Information-Lifecycle-Management (ILM), verschwinden diese über die verknüpfte Anlageliste – beim Einsatz der WebDAV-Schnittstelle – auch automatisch aus ELO.

Auch der Indexdownload wurde mit Blick auf eine stärkere Prozessautomatisierung weiterentwickelt. Um nicht nur im SAP-System, sondern auch in ELO Berechtigungen für Benutzer und Gruppen in Abhängigkeit zu bestimmten Werten wie Buchungskreis, Einkäufer oder Kundennummer zu konfigurieren, musste man diese üblicherweise zusätzlich programmieren. Mittlerweile geht dies direkt und komfortabel bei der Ablage von Dokumenten aus SAP über eine neu entwickelte Konfigurations-App.

Diese ermöglicht darüber hinaus einen erweiterten Strukturaufbau und ersetzt so den Hauptordner des jeweiligen Belegs, in dem alle Dokumente bisher gemeinsam abgelegt wurden. Anwender hinterlegen hierfür in der Konfiguration des Indexdownloads eine Vorlagenstruktur mit digitalen Ordnern und Registern als Template, die bei der Dokumentenablage automatisch generiert wird.

„Die Neuheiten sind ein signifikanter Beitrag zur Erhöhung der Effizienz in den SAP-Prozessen“, erklärt ELO CEO Karl Heinz Mosbach. „Eine intelligente Automatisierung ist hierfür essenziell. Diese bieten wir nun als einer der wenigen ECM-Hersteller bereits im Standard, somit sind unsere Kunden nicht mehr auf spezielle Programmierungen angewiesen, können jederzeit upgraden und sparen damit wertvolle Zeit und Geld.“

Weitere Informationen zur Schnittstelle sind auf https://www.elo.com/sap verfügbar.