DocBridge® FileCab: Homeoffice-Software für den zentralen Postversand von Office-Dokumenten im eigenen Heim

Mit DocBridge^® FileCab bietet Compart eine leistungsfähige Homeoffice-Software für das Sammeln, Prüfen, Freigeben und zentrale Versenden von Dokumenten, die am heimischen Arbeitsplatz erstellt wurden.

Das Softwarepaket steht als kostenlose Testversion unter www.compart.com/de/homeoffice-software-download-docbridge-filecab-testversion zur Verfügung.

Die skalierbare und intuitiv zu bedienende Softwarelösung für den zentralen Versand auf analogen und digitalen Kanälen enthält einen integrierten Qualitäts-Check: Anwender in der Fachabteilung können damit ihre am Arbeitsplatz (PC, Laptop) erstellte Korrespondenz gegen verschiedene, vom Unternehmen definierte Regelwerke (u.a. Einhaltung der Corporate Identity) prüfen, bevor sie diese an das zentrale Rechenzentrum weiterleiten. Die Prüfung erfolgt direkt nach der Erstellung in der jeweiligen Office-Anwendung (z. B. MS Word).

Abhängig von der Unternehmens-Policy lässt sich mit dem Tool Document Desktop zusätzlich ein Freigabe-Workflow („Vier-Augen-Prinzip“) etablieren, bevor die Dokumente in den Druck oder digitalen Versand gehen. Dadurch erhöht sich insgesamt die Prozessqualität erheblich – unabhängig davon, ob die Dokumentenerstellung remote (Homeoffice, mobil) oder direkt am PC im Büro erfolgt.

Der Einsatz von DocBridge^® FileCab verhilft Unternehmen zu wesentlichen Kosteneinsparungen: Durch die Einbettung in die Zentralverarbeitung entfällt das Drucken vor Ort und Portorabatte werden besser ausgeschöpft (zum Beispiel durch die Bündelung von Dokumenten zu portooptimierten Sendungen). Durchschnittlich um 30 Prozent lassen sich dadurch die Kosten senken. Hinzu kommt eine höhere Effektivität im Tagesgeschäft: Sachbearbeiter werden von fachfremden Tätigkeiten wie Drucken, Kuvertieren und Frankieren entlastet, die sich dadurch besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

HDI (Talanx): Produktivität in der Fallbearbeitung um 25 Prozent gestiegen

Mit DocBridge^® FileCab reagiert Compart auf eine verstärkte Nachfrage nach Homeoffice-Tools. So auch bei der HDI (Talanx), wo seit März dieses Jahres mehr als 90 Prozent der Mitarbeiter zuhause arbeiten, bedingt durch den Ausbruch von Covid-19. Plötzlich galt es, „über Nacht“ die Sachbearbeitung vom Büro in die heimischen Arbeitszimmer der Kollegen und Kolleginnen auszulagern. Das betraf auch die Dokumentenerstellung und -verarbeitung. Da man bei der HDI (Talanx) bereits in den Zeiten vor „Corona“ sehr erfolgreich mit DocBridge^® FileCab arbeitete, kannte man die Möglichkeiten der Compart-Lösung für ein „Dokumentenmanagement remote“.

Innerhalb einer Woche wurde DocBridge^® FileCab auf alle Unternehmensbereiche und Fachabteilungen in Deutschland „ausgerollt“, seitdem arbeiten rund 1.000 Mitarbeiter mit der Lösung. Sie erstellen ihre Dokumente zuhause am PC oder auf dem Laptop und senden sie an das zentrale Output-Management-System (OMS) des Konzerns.

Der Nutzen? Kein Drucken und keine fachfremden Tätigkeiten im Homeoffice, eine um 25 Prozent gestiegene Produktivität in der Fallbearbeitung und die Sicherheit, dass auch die am heimischen Arbeitsplatz erstellten Dokumente der konzernweiten Corporate Identity entsprechen.

Jürgen Hausl, Leiter Output bei HDI Systeme: „DocBridge^® FileCab kommt bei den Kollegen und Kolleginnen sehr gut an, was nicht zuletzt in der Einfachheit der Software liegt. Wer sich mit Windows auskennt, findet sich in DocBridge^® FileCab sofort zurecht. Wir sind froh, dass wir solch eine Lösung haben und denken, dass auch nach der Corona-Krise die Remote-Dokumentenerstellung mit DocBridge^® FileCab ein fester Bestandteil bleibt und weiter ausgebaut wird.“ Inzwischen gebe es auch von den ausländischen Mitarbeitern reges Interesse an DocBridge^® FileCab im Homeoffice-Betrieb, so der Manager.

Ähnliche Projekte zum Einsatz von DocBridge^® FileCab als Homeoffice-Software laufen derzeit unter anderem in Deutschland, Frankreich und Großbritannien.