So schaffen es Unternehmen, sich anhand neuester Technologien vor Risiken zu schützen – ohne eigene Ressourcen zu binden

Administrative Aufgaben binden Ressourcen

Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung sind eigene IT-Fachkräfte immer stärker in unternehmensrelevante Themen und die abteilungsübergreifende Weiterentwicklung eingebunden. Der Fachkräftemangel macht die Auslagerung administrativer Aufgaben notwendig.

Und gerade hier setzen sogenannte „Workplace-as-a-Service“-Modelle (WaaS) an, die neben der monatlichen Softwarenutzung auch die Hardware inkl. Versicherung und Services in Form von fest definierten Dienstleistungen enthalten und Unternehmen bei der zukunftsfähigen Ausrichtung unterstützen.

Leasen oder mieten statt kaufen

Im Kern solcher Modelle und Konzepte steht dabei vielmehr der Bezug eines „funktionierenden, ausfallsicheren und modernen Arbeitsplatzes“. Der Anbieter verantwortet die Bereitstellung spezifizierter und geeigneter Hardware – wie Notebooks, PCs und Monitore – auf die jeweiligen Geschäftsanforderungen und stellt dabei die Zuverlässigkeit im Tagesgeschäft sicher. Diese reichen vom direkten Support bis hin zum unverzüglichen Gerätetausch bei etwaigen Ausfällen. Durch die Auslagerung solcher Serviceleistungen entfallen längerfristige Unterbrechungen im Tagesgeschäft und auch die IT-Administratoren können sich verstärkt auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Volle Kostenkontrolle bei monatlichen Leistungen

Gerade bei neuester Hardware scheuen Arbeitgeber die oftmals damit verbundenen hohen Anschaffungskosten und reizen die Software- und Gerätenutzung möglichst lange aus. Ausfallzeiten durch nicht funktionierende Hardware und das geschäftskritische Sicherheitsrisiko erhöhen sich. Die Motivation der Mitarbeiter sinkt.

Leasing- bzw. Mietmodelle bieten daher eine volle Kontrolle zu fest kalkulierbaren Kosten und können im Controlling problemlos der jeweiligen Abteilung bzw. Kostenstelle zugeordnet werden.

Dabei unterliegt die Erneuerung der Hardware fest vereinbarter Laufzeiten, so dass Mitarbeiter in regelmäßigen Intervallen auf neueste und leistungsfähige Geräte zugreifen, die neue Arbeitsformen wie Home Office, Flex Work und mobiles Arbeiten ermöglichen.

Rekrutierung von Fachkräften durch neue Arbeitsplatzmodelle

Neue Arbeitsplatzmodelle gelten als personelle Anreize, um sich zukunftsfähig mit qualifizierten Mitarbeitern aufzustellen. Die flexible Arbeitszeiten- und Arbeitsortgestaltung oder auch die private Nutzung von Firmenhandys sind oftmals Gründe, die zur finalen Arbeitgeberentscheidung beitragen.

Im sogenannten „War for Talents“ spielt aber auch das Arbeiten mit modernster Hard-/Software für den Bewerber eine entscheidende Rolle.

Bei der Integration neuer Arbeitsplatzmodelle greifen Unternehmen auf moderne IT-Lösungen und -Angebote zurück, die zudem positiv auf die Arbeitgebermarke einzahlen.

„Mit weitem Abstand an der Spitze der Bedürfnisse potenzieller Mitarbeiter liegen die flexiblen Arbeitszeiten für eine bessere Work-Life-Balance. Womit klar ist, dass für viele der befragten Arbeitnehmer das Modell „9 to 5“ keinen großen Reiz mehr ausübt. Knapp 60% der über 40-Jährigen ordnen das Thema auf den obersten zwei von insgesamt acht Prioritätsstufen ein. Bei den Mitarbeitern unter 40 sinkt der Wert unter 50 Prozent. Demgegenüber fahren die Jüngeren tendenziell auf exzellente IT-Ausstattung mit mobilen Endgeräten und schneller Netzanbindung ab.“ (Quelle: IDG-Studie, Arbeitsplatz der Zukunft 2018)

Wettbewerbsvorteile durch den Einsatz innovativer Lösungen

Der Anbieter, wie beispielsweise Systemhäuser, verstehen sich hier als zuverlässiger Partner für Unternehmen und vertreten deren Interessen. Sein Verständnis neuester IT-Entwicklungen und seine Marktbeobachtungen bringt er beratend aktiv ein und unterstützt seine Kunden bei der Weiterentwicklung im Tagesgeschäft.

Gerade im Vergleich mit dem direkten Wettbewerb müssen sich Firmen abheben und ihr eigenes Know-how auszubauen. Effizientes Arbeiten gilt es zu fördern, damit eine hohe Produktivität gewährleistet ist. Softwareanbieter haben die moderne Weise des Arbeitens frühzeitig erkannt und drängen mit neuen Entwicklungen und Tools auf den Markt. Microsoft vereint mit seinem Produkt „Microsoft Teams“ eine Vielzahl an Collaboration-Möglichkeiten, die auf eine produktivere und ortsunabhängige Art der Zusammenarbeit ausgelegt sind und die Kommunikation in Teams verbessert.

Workplace-as-a-Service | Einige Vorteile aus Unternehmenssicht

– Keine langfristigen Verträge durch Laufzeitenregelung mit dem Anbieter
– Regelmäßige Erneuerung der IT-Arbeitsplatzumgebung ohne hohe einmalige Investitionssummen und Rückstellungen
– Fest kalkulierbare Kosten durch monatliche Nutzungsentgelte für Hard- und Software
– Schaffung von internen Freiräumen und dem gezielten Ressourceneinsatz unternehmensrelevanter Aufgaben und Ziele
– Problemlose Anpassung an ein flexibles Unternehmenswachstum durch Hinzunahme neuer Arbeitsplätze in bestehende Miet- oder Leasingkonzepte
– Sicherstellung einer funktionierenden Arbeitsplatzumgebung (Notebooks, PCs, Drucker, Software) durch einen externen Dienstleister
– Minimierung von Sicherheitsrisiken durch automatisierte Updates (z.B. Virenschutz) durch den Anbieter
– Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Unternehmensdaten (intern wie extern)
– Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit durch den Einsatz modernster und ausfallsicherer Technik
– Wahrnehmung als modernes Unternehmen bei Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und Bewerbern