Herzlichen Glückwunsch HELLA – 20 Jahre E-Procurement

Das im Dezember 1999 gestartete Projekt hatte vor allem zum Ziel Bedarfsträgern mehr Verantwortung (Self-Service Ansatz) zu übertragen. Zur Steigerung der Benutzerfreundlichkeit und Reduzierung von Durchlaufzeiten wurden Lieferantenkataloge in eine zentrale Oberfläche eingebunden und über eine übergreifende Suche verfügbar gemacht. Unter dem Motto "One Face to the Supplier & internal Customer" sollte Kompetenz gebündelt, der Verwaltungsaufwand durch die Verkürzung der Prozesskette für manuelle Bestellpositionen und Rechnungen gesenkt und Lieferanten konsolidiert werden. Mit der Einführung der Lösung zur Erstellung von elektronischen Lieferantenkatalogen (Katalogbroker), dem einfachen Zugriff über die Web-Oberfläche, die Anlage der Bestellung im zentralen B2B System (Schnittstelle zum SAP) und der elektronischen Übermittlung von Bestelldaten per EDI und Web-EDI setzten die Partner zum damaligen Zeitpunkt neue Standards im E-Procurement.

Die Erfolge waren schnell ersichtlich: Die Entlastung des Einkaufs durch freigespielte Kapazitäten sorgte für eine verbesserte Serviceleistung. Einheitliche Vorgehensweisen im Zentraleinkauf führten zu mehr Transparenz, Mehraufwände wurden durch Synergieeffekte erheblich gesenkt, die Menge an Lieferanten erheblich reduziert und somit wichtige Einsparungen in puncto Zeit und Ressourcen erzielt. Dadurch trug der Einkauf von HELLA einen wichtigen Anteil zum Unternehmenserfolg bei.

Während sich die Ziele damals wie heute ähneln, waren die Voraussetzungen ungleich schwieriger. Es galt alte Prozesse & Denkweisen aufzubrechen, Mitarbeiter mit neuen Technologien vertraut zu machen und die Akzeptanz bei Anwendern zu erreichen. Während sich die Anfänge als schwierig erwiesen, dauerte es durch kontinuierliches Tracking des Einkaufs und immer mehr verfügbaren Lieferantenartikeln im System nicht lange bis das System vollumfänglich angenommen wurde und sich die Denkweise der Benutzer um 180 Grad drehte.

Claudia Hegemann, Head of Purchasing Operating Materials and Supplies bei HELLA, erinnert sich: „Während wir die Mitarbeiter kurz nach der Einführung des B2B Systems noch öfters darauf hinweisen mussten Bestellungen von nun an systembasiert zu erzeugen, wurden wir schon nach kurzer Zeit mit Anfragen nach neuen Produkten überhäuft. Trotzdem war es ein harter Weg die Systemuser davon zu überzeugen keine Papiervorlagen mehr zu nutzen, sondern neue Wege einzuschlagen. Die Akzeptanz der Benutzer in Deutschland und kontinuierliche Verbesserungen und Weiterentwicklungen des B2B Systems schafften die Basis für den globalen Rollout und eine erfolgreiche Fortsetzung der Zusammenarbeit."

Die Stärken, mit denen der Softwareanbieter die Verantwortlichen von HELLA damals überzeugen konnte, hat sich der Lösungsanbieter bis heute erhalten und vielmehr das Lösungsportfolio entsprechend den sich wandelnden Marktanforderungen optimiert und entlang des gesamten Source2Pay-Prozesses durch innovative Produkte erweitert.

Vor diesem Hintergrund waren sich die Einkaufsverantwortlichen von HELLA einig, nicht nur die vergangenen 20 Jahre Revue passieren zu lassen, sondern vielmehr den Blick auf neue Projekte zu richten.

WPS Management unterstützt HELLA, durch die Einführung des vollumfänglichen Beschaffungssystems WPS4 in Kombination mit dem Content Management- & -Integrations-Tool Catalog Cloud, Einkaufsprozesse weiter zu vereinheitlichen, zu modernisieren, zu automatisieren und den Benutzern in einem zentralen System zur Verfügung zu stellen. Auch die elektronische Service-Bestellübermittlung wird zukünftig über die Dokumentenaustauschplattform MDE von WPS Management abgewickelt. In Summe soll die Benutzerfreundlichkeit durch weniger Systembrüche und mehr Transparenz durch klare Entscheidungshilfen noch weiter gesteigert werden. Ebenfalls wird das Anfragemanagement, die Beschaffung komplexer Dienstleistungen und das mobile Genehmigungsmanagement innerhalb des Projekts systembasiert abgebildet. Der Go Live erfolgt bereits in Q1/2020 und weitere Ausbaustufen des Systems sind für das Jahr 2020 fest eingeplant.

HELLA ist ein global aufgestelltes, börsennotiertes Familienunternehmen mit rund 39.000 Beschäftigten an mehr als 125 Standorten in rund 35 Ländern. HELLA ist auf innovative Lichtsysteme und Fahrzeugelektronik spezialisiert und als einer der Technologieführer seit mehr als hundert Jahren ein wichtiger Partner der Automobilindustrie und des Aftermarkets. Im Special Applications-Segment entwickelt, fertigt und vertreibt HELLA außerdem Produkte für Spezialfahrzeuge. Darüber hinaus arbeitet HELLA mit Industriepartnern zusammen, beispielsweise in Joint Ventures und offenen Kooperationen, und stärkt mit dieser bewährten Netzwerkstrategie das Unternehmensprofil. Fast 8.000 Mitarbeiter sind weltweit im Bereich Forschung und Entwicklung tätig. Konstant hohe Investitionen erhalten die Technologieführerschaft und bauen sie aus. Im Geschäftsjahr 2018/2019 hat HELLA einen Umsatz von 7,0 Milliarden Euro erzielt.