Ausgezeichnetes Umstellungsprojekt

Termin- und inhaltsgerecht konnten alle Anwender mit der neuen Software starten. Das bedeutet: Die Haushaltspläne konnten zeitgerecht eingebracht werden, die Bescheide lagen bei den Bürgerinnen und Bürgern wie gewohnt im Postkasten und die Abbuchungen wurden zum 15.02.2019 wie jedes Jahr vorgenommen.

Für die Arbeit im vergangenen Jahr wurde der Lemgoer IT-Dienstleister nun vom Hersteller als „Best Practice Partner 2018“ prämiert. Die Auszeichnung steht „für die Gewinnung und Umstellung der meisten Kunden mit den meisten Einwohnern in 2018 auf Infoma newsystem und der damit einhergehenden weiteren Automatisierung für optimierte Abläufe im Rechenzentrumsbetrieb“, beschreibt die Urkunde die Leistung des Projektteams.

Seit Mitte 2016 arbeitet das krz an der Umstellung aller seiner Kunden auf die neue Finanzsoftware. Dieser Schritt wurde nötig, da das bisher eingesetzte Verfahren ab 2020 nicht mehr weiter angeboten wird. Bereits zum Jahreswechsel 2017/18 konnten die Pilotkommunen Rödinghausen, Kirchlengern und Lübbecke erfolgreich umgestellt werden (wir berichteten).

Die Maßnahmen auf dem Weg zum Produktivgang waren umfassend: Anwenderinnen und Anwender wurden geschult, die Technik musste eingerichtet und die Mandanten in den Bereichen der Buchhaltung, Veranlagung und Zahlungsabwicklung angelegt werden, bevor die Daten aus den Altsystemen übernommen werden konnten.

Gleichzeitig hat das Projektteam verschiedene Entwicklungen für die Anbindung von vor- und nachgelagerte Fachverfahren umgesetzt, wie die Personalabrechnung LOGA, das Bußgeldverfahren WiNOWiG u.v.m. Um den Kommunen die gleiche Servicetiefe wie in den Vorsystemen anbieten zu können wurde zudem die elektronische Aktenführung über das krz-Dokumentenmanagementsystem (DMS) und der krz-Freigabeworkflow integriert. Damit besteht für die Verwaltungen die Möglichkeit, komplett papierlos zu arbeiten. Entscheidend ist auch, dass sich beide Komponenten unter Nutzung intelligenter Steuerungen nahtlos in die kommunalen Prozesse einfügen.

Um die Umstellungswelle vom letzten Jahreswechsel komplett abschließen zu können, sind vom krz-Team nur noch kleinere Nacharbeiten vorzunehmen.

Parallel dazu stellen die im Projekt eingebundenen ca. 40 krz Kolleginnen und Kollegen eine noch größere Anzahl an Kommunen zum nächsten Jahreswechsel um. Die Umstellungen sind nur im gemeinsamen Zusammenwirken aller beteiligten Kommunen, krz und Axians Infoma zu bewerkstelligen. Nur so ist es möglich, dass das Tagesgeschäft reibungslos fortzuführen ist und gleichzeitig ein hoher Automatisierungsgrad und erste Optimierungen mit der neuen Software erreicht werden.

Diese Leistung wurde nun durch Axians Infoma im Rahmen des Partnergroup Strategie Meetings am 21.02.2019 ausgezeichnet. Der stellvertretende Geschäftsführer Lars Hoppmann und Martin Kroeger, Abteilungsleiter Finanzservice konnten die Würdigung entgegennehmen.

„Wir sind stolz auf das Erreichte und freuen uns sehr, dass auch Axians die Leistung des Teams – zu der auch die großartige Mitarbeit der Kommunen gehört – wahrnimmt. Wir nehmen den Elan, den uns der Preis vermittelt mit in die anstehenden Projekte“, freut sich Martin Kroeger. „Die Auszeichnung ist Ansporn für das krz, den eingeschlagenen Weg weiter zu gehen“, ergänzt Lars Hoppmann.