Spezialanwendung im Baumaschinenverleih: Huppenkothen steigert Effizienz und Transparenz durch spezialisiertes ERP-Modul

Die Anschaffung hochwertiger Baumaschinen ist keine kleine Investition. Umso attraktiver ist oft das Mieten der entsprechenden Geräte, vor allem, wenn diese nur für einen bestimmten Auftrag oder Zeitrahmen benötigt werden. Ein Geschäft, auf das sich unter anderem der österreichische Baumaschinenverleiher Huppenkothen aus Lauterach in Vorarlberg spezialisiert hat. Mit einem umfangreichen Sortiment an Mini- und Kompaktbaggern, Verdichtungsmaschinen, Kompaktladern, Dumpern, Radladern, Walzenzügen und vielen Anbaugeräten zählt der 1956 gegründete Mittelständler zu den führenden Anbietern Europas. Entsprechend erfolgreich laufen dessen Geschäfte. Um trotz anhaltender Wachstumsphase den Verleih- und Wartungsprozess seines Maschinenparks weiterhin effizient durchführen zu können, setzt das Unternehmen künftig auf die ERP-Lösung APplus der Asseco Solutions. Ziel der ERP-Einführung besteht darin, Prozessschritte weiter zu automatisieren und die Transparenz zu erhöhen.

„Mehr Wachstum bedeutet auch immer mehr Komplexität“, erklärt Wolfgang Rigo, Geschäftsführer von Huppenkothen, „und ab einem gewissen Punkt ist diese mit manuellen Prozessen nicht mehr zu bewältigen. So stießen auch wir mit unseren bisherigen Abläufen an unsere Grenzen, denn bislang arbeiteten wir hauptsächlich mit Excel-Listen oder SQL-Datenbanken – Prozesse, die so im Laufe der Zeit mit uns mitgewachsen sind.“ Von den ursprünglich 15 Mitarbeitern ist das Unternehmen mittlerweile jedoch auf knapp 320 Mitarbeiter angewachsen. Der Jahresumsatz beträgt 208 Millionen Euro, Tendenz steigend. „Aktuell wachsen wir jährlich ca. zehn Prozent“, so Wolfgang Rigo. „Damit ist es für uns unerlässlich geworden, unsere Prozesse so weit wie möglich zu automatisieren und mehr Effizienz und Transparenz in unseren Abläufen sicherzustellen. Genau das wollten wir mit der Einführung einer ERP-Lösung erreichen.“

Bereits vor zweieinhalb Jahren begann Huppenkothen mit dem Auswahlprozess für eine entsprechende Lösung. Im Fokus standen zunächst zehn Anbieter, von denen am Ende schließlich drei für die Shortlist übrigblieben. Mit der Unterstützung eines externen Beratungspartners waren die zentralen Anforderungen an das ERP-System in einem rund 30-seitigen Pflichtenheft aufgelistet worden. Neben mehr Schnelligkeit und Klarheit in den Geschäftsabläufen wollte Huppenkothen vor allem die Durchführung seiner Verleihprozesse so weit wie möglich automatisieren sowie mehr Transparenz im Einkaufsprozess erreichen.

APplus punktet: Flexible Möglichkeit zur Abbildung des Verleihprozesses

Im Verlauf des Auswahlprozesses kristallisierte sich APplus als die Lösung heraus, die vor allem den Verleihprozess am akkuratesten und flexibelsten abbilden konnte. Da es sich hierbei um den Kernprozess des Geschäfts von Huppenkothen handelt, beeinflusst dessen effiziente Umsetzung im ERP-System in hohem Maße die Effektivität des Unternehmens im Tagesgeschäft. „Die moderne und leistungsfähige Technik hinter der Lösung hat uns überzeugt“, so Wolfgang Rigo. „Darüber hinaus vermittelte das Team eine hohe Kompetenz und verfügte über Erfahrung bei der Umsetzung vergleichbarer Projekte: Einen ähnlichen Verleihprozess hat Asseco unter anderem beim Maschinenring Österreich für Maschinen im landwirtschaftlichen Bereich erfolgreich umgesetzt, zu denen uns der Kontakt vermittelt wurde, um Erfahrungen auszutauschen.“ Anfang 2018 schließlich fiel die Entscheidung für die Asseco Solutions.

Aktuell befindet sich die Lösung in der Konzeptionsphase. Im ersten Schritt steht dabei die Implementierung des Verleih-Moduls im Fokus. Dabei gilt es in erster Linie, die bisherigen Prozessabläufe inklusive der eingesetzten Technik in das ERP-System einzubinden: Stellt ein Kunde eine Anfrage, prüft der zuständige Mitarbeiter mithilfe eines Planungstools zunächst die Verfügbarkeit der gewünschten Maschine bzw. des benötigten Zubehörs. Welche Maschinen befinden sich aktuell am Standort? Wann werden verliehene Maschinen wieder zurückerwartet? Am Tag der Abholung meldet sich der Kunde dann bei dem zuständigen Kollegen auf dem Unternehmensgelände. Mit einem Tablet ausgestattet nimmt dieser die entsprechende Buchung unmittelbar im System vor. Der Retourprozess läuft spiegelbildlich ab: Wird die Maschine zurückgebracht, wird sie zunächst begutachtet: Ist das Gerät in einwandfreiem Zustand oder bestehen Schäden? Falls ja, werden diese ebenfalls unmittelbar vor Ort mithilfe des Tablets dokumentiert. Anschließend wird die Rückgabe per Unterschrift quittiert.

„Mit APplus können wir diesen Prozess flexibel und praxisnah im System abbilden“, berichtet Wolfgang Rigo. „Dabei wollen wir die bisherigen Abläufe deutlich beschleunigen und wo immer möglich automatisieren. Gleichzeitig wollen wir eine Verbindung zum Standard-ERP schaffen, sodass auch Folgeprozesse wie Rechnungsstellung oder Wartungen unmittelbar und ohne Bruch an den Verleihprozess angebunden sind.“ Die Voraussetzung hierfür ist die Implementierung der übrigen ERP-Funktionalitäten, welche im Anschluss an die Abbildung des Verleihprozesses für Sommer bzw. Herbst dieses Jahres geplant ist.

Mehr Transparenz für internationale Geschäftsbeziehungen

Als verlässlicher Partner für Baumaschinen genießt Huppenkothen auch international einen sehr guten Ruf: Europaweit verfügt das Unternehmen über mehrere Standorte, vor allem im südlichen Europa, und unterhält darüber hinaus Kunden- und Lieferantenbeziehungen in nahezu alle Regionen der Welt. „Vor allem die USA und Japan sind für uns ganz entscheidende Märkte, wenn es darum geht, neue Maschinen zuzukaufen“, betont Wolfgang Rigo. Im Zuge der ERP-Einführung soll auch der dahinterstehende Prozess neu gestaltet werden. Indem die entsprechenden Informationen künftig in APplus zur Verfügung stehen, erhalten alle Kollegen jederzeit Zugriff auf sämtliche für sie relevanten Daten. „Besonders wichtig für uns ist zudem, dass APplus in der Lage ist, auch länderübergreifend Lieferzeiten miteinzuberechnen und Besonderheiten wie Verschiffungstermine abzubilden und zu berücksichtigen. Damit wollen wir die Planung bezüglich der Verfügbarkeiten verbessern und durch fundierte Statistiken und Übersichten mehr Transparenz in unseren Einkaufsprozessen sicherstellen.“