Reserved setzt in seinen bundesweiten Filialen für die Personalplanung und Zeiterfassung auf ARGOS

Mit seiner modernen Mode für Damen, Herren und Kinder ist die LPP Deutschland GmbH am Puls der Zeit, begeistert Millionen Käufer und sein polnischer Mutterkonzern, die Textilgruppe LPP S.A, ist der zurzeit am schnellsten wachsende Modefilialist der Welt. Das Unternehmen ist bisher vor allem in Osteuropa und Asien aktiv. Seit 2014 expandiert es erfolgreich auf dem wichtigen deutschen Markt mit einem Filialnetz von inzwischen 19 Stores. Jedoch fehlte der erfolgreichen Modemarke noch das ideale Tool für die Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung. „Die Führungskräfte planten den Einsatz des Personals umständlich in Excel“, sagt Funda Canal, Leiterin HR-Management bei Reserved. „So dokumentierten sie nur Abweichungen vom Plan mit negativer Zeiterfassung. Irgendwann herrschte Zettelchaos.“ Vier Führungskräfte kümmern sich pro Filiale auf mehr als 2.000 Quadratmetern Fläche um rund 40 Mitarbeiter. Aufgrund dieser Größe, aber auch wegen des rasanten Wachstums war eine elektronische Zeiterfassung dringend nötig. Das Modeunternehmen entschied sich daher 2015 für das innovative ARGOS Workforce Management System des Hamburger Retail-Spezialisten ETHALON. Es ist nun in allen deutschen Filialen von Reserved auf den PCs des Kassensystems im Einsatz. Da es webbasiert ist, laufen Updates und Backups aktualisiert im Hintergrund. Mitarbeiter können über den Employee Self Service auf der selbst erklärenden Oberfläche ganz leicht ihre Planzeiten, IST-Zeiten einsehen und Tätigkeiten erfassen und Abwesenheitsanträge stellen. Gleichzeitig haben sie das sichere Gefühl, dass ihre Zeitdaten immer korrekt bewertet sind. Das erhöht Transparenz und Zufriedenheit. Die deutlich entlasteten Führungskräfte wiederum verfügen über ein Instrument, das ihnen die solide Planung von Dienst- und Schichtplänen übersichtlicher, schneller und zuverlässiger ermöglicht. Sie sparen wichtige Zeit und können besser gewährleisten, dass trotz hohem Kundenandrang ausreichend Kollegen einsetzbar sind. „Natürlich brauchte es zu Beginn ein wenig, um sich an ein neues elektronisches System zu gewöhnen. Aber die Filialleiter haben schnell verstanden, wie sehr ARGOS sie unterstützt“, sagt Funda Canal. „Dank der elektronischen Zeiterfassung fallen mögliche Fehler schneller auf. Alle Veränderungen im Ablauf sind klar protokolliert." Selbst bei möglichen Rechtsstreitigkeiten kann Reserved nun klar nachweisen, wenn sich bei einem Mitarbeiter Fehlstunden durch sein eigenes Verschulden anhäufen. „ARGOS erinnert uns außerdem daran, wenn Probezeiten oder befristete Arbeitsverträge ablaufen. Bei rund 1.000 Mitarbeitern, die für uns tätig sind, ist das sehr hilfreich.“ Unternehmensseitig lassen sich im Hamburger Headquarter jetzt Berichte zu Urlaubs- und Arbeitszeiten einfacher auswerten. Reserved vermeidet teure Überstunden und unproduktive Leerlaufzeiten. „Wir können interne Prozesse tiefgehend analysieren und erhalten zum Beispiel detaillierte Quoten zu Ausfällen durch Krankheit oder wissen, wie viele Stunden unsere Kollegen für Trainings verwenden. Auch die Anzahl von Resturlaubstagen lassen sich nun klar überblicken. Diese Art von Analyse- und Kontrollmechanismen, um die Produktivität zu optimieren, hatten wir vorher in dieser Form nicht.“ ARGOS schafft auf diese Weise immer einen vollumfänglichen Überblick über Ressourcen und verbessert die Entscheidungsgrundlage für das Management.