Zeiterfassung effizient gestalten

„Wir sind sehr zufrieden mit der Anwendung“, berichtet Personalleiterin Ute Kemper über die Arbeit mit der vom krz betreuten Software. „Ich nehme die Grundeinstellungen vor und pflege die Personaldaten. Meine Kollegin Hiltrud Langemann betreut die Zeiterfassung.“ Mehr Aufwand bedarf es nicht, um die Arbeitszeiten der 104 Beschäftigten der Kommune zu verwalten. Der Softwarewechsel verlief reibungslos und wurde von krz-Mitarbeiter Thomas Holznienkemper auch zwei Tage lang persönlich vor Ort begleitet. „Infoniqa-Time ist sehr bedienerfreundlich und die Kopplung der Zeiterfassung mit der Gehaltsabrechnungssoftware P&I LOGA erspart uns enorm viel Pflege- und Abgleichungsaufwand. Alle Daten befinden sich an einer Stelle. Zeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit, wie sie z.B. im Ordnungsamt anfallen oder wenn Kollegen eine Kulturveranstaltung betreuen, werden direkt vom Mitarbeiter am PC eingegeben und von der Software automatisch korrekt abgerechnet und gegebenenfalls die entsprechenden Zeitzuschläge ausgezahlt“, beschreibt Kemper die Vorteile.

Mit dem Wechsel zu Infoniqa-Time gingen einige Umstellungen einher. „Früher erfolgten die Buchung über Terminals, die häufig ausfielen. Heute erfassen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rathaus ihre Arbeitszeiten selbständig an ihrem PC. Die Webbuchungen wurden auch dank der guten Verfügbarkeit der Anwendung von allen sehr gut angenommen.“ Für die Beschäftigten des städtischen Bauhofs, die vormals nicht „stempelten“, wurde jetzt mit vorgegebenen Zeiten eine einfache Lösung gefunden. Vorher wurden die Zeiten in einer Excel-Tabelle erfasst. Heute werden von einer Mitarbeiterin im Bauhof nur noch die Änderungen, die sich ergeben wenn Arbeitszeiten von den Plänen abweichen, z.B. wenn sie im Winterdienst früher raus müssen, eingegeben. „Auch hier hat uns die arbeitssparende Vorgehensweise durch die neue Lösung überzeugt“, freut sich die Personalleiterin.

Die gute Beziehung der Stadt Kierspe zum krz basiert auf mehr als zehn Jahren Kooperation beim Einsatz der Personalsoftware P&I LOGA. „Wir haben 2005 die Entscheidung für P&I LOGA getroffen und waren damit einer der ersten Abnehmer hier im Kreis. Die langjährige vertrauensvolle Zusammenarbeit in diesem Bereich war neben der flexiblen und einfachen Handhabung auch ein Grund für die Entscheidung zum Einsatz von Infoniqa-Time. „Damals hatten wir einen personellen Engpass, den wir auch dank der Unterstützung aus Lemgo auffangen konnten. Das war eine Riesenhilfe“, beschreibt Kemper ihre Beweggründe. „Den tollen Support aus dem Hause krz habe wir jetzt auch wieder bei Infoniqa-Time erfahren.“